5 kluczowych problemów komunikacyjnych w firmach – jak rozwiązuje je dobrze wdrożony intranet?

Jak pokazuje badanie Grammarly, liderzy przedsiębiorstw szacują, iż ich zespoły tracą z powodu słabej komunikacji średnio aż 7,47 godzin tygodniowo. Każdego tygodnia pracownicy poświęcają więc prawie cały dzień na zadania, które mogą być wykonywane dużo bardziej efektywnie! Wiele problemów z komunikacją wewnętrzną udałoby się rozwiązać niemal całkowicie dzięki wdrożeniu dobrego intranetu dla firm.

Co utrudnia komunikację wewnętrzną w firmie?

Sprawna komunikacja wewnętrzna to jedna z podstaw prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie każda firma przywiązuje jednak dużą wagę do tego obszaru. Niektórzy przedsiębiorcy nie chcą inwestować w usprawnienie komunikacji – nie zdają sobie sprawy z tego, jak problemy z wymianą informacji wpływają na efektywność. To duży błąd. Nieefektywna komunikacja to w końcu między innymi:

• marnowany czas pracowników;
• chaos informacyjny i organizacyjny;
• pomyłki i dłuższy czas realizacji zadań;
• konflikty i nieporozumienia;
• utrata zaufania i motywacji pracowników.

Z czego jednak konkretnie wynikają opisane powyżej trudności i co możemy zrobić, by ich uniknąć? Aby się tego dowiedzieć, przyjrzyjmy się najczęstszym problemom z komunikacją wewnętrzną w firmie i sprawdźmy, jak w ich rozwiązaniu pomóc może dobry intranet dla firm.

1. Przeciążenie informacyjne

Jednym z najpoważniejszych problemów związanych z komunikacją wewnętrzną jest obecny dziś w wielu organizacjach szum informacyjny. Pracownicy są wręcz zalewani dochodzącymi do nich z różnych stron informacjami. Przyczynia się to nie tylko do tego, iż zatrudnione osoby są przeciążone niemożliwą do przetworzenia ilością danych, ale też do tego, iż nie wiedzą oni, które informacje są ważne i aktualne. Taki stan rzeczy przekłada się natomiast na większe ryzyko błędów oraz dłuższy czas realizacji zadań. Skutkuje on także szybkim zniechęceniem i wypaleniem pracowników.

Czy intranet dla firmy może pomóc w zminimalizowaniu przeciążenia informacyjnego? Zdecydowanie tak – ale tylko pod warunkiem, iż będzie on prawidłowo zaprojektowany. System taki musi pozwalać na uporządkowanie wszystkich informacji i nadanie im hierarchii. Taki intranet będzie wtedy stanowił niezwykle przydatną centralną bazę wiedzy, do której gwałtownie sięgnąć będzie mógł każdy pracownik.

2. Brak wiedzy na temat wydarzeń z życia firmy

Informowanie pracowników o ważnych wydarzeniach i zmianach jest bardzo ważnym elementem prawidłowej komunikacji wewnętrznej. Firmy, które tego nie robią, na własne życzenie narażają się na potencjalne problemy.

Pracownicy, którzy widzą, iż w organizacji zachodzą pewne zmiany, ale nie wiedzą, co je motywuje, mogą odczuwać niepewność i dezorientację. Dodatkowo w firmie mogą zacząć pojawiać się plotki, które przełożą się na jeszcze większy chaos.

Kolejnym problemem będzie z kolei to, iż niepoinformowani o zmianach pracownicy nie zdążą adekwatnie się do nich przygotować. W momencie, gdy będą musieli zacząć funkcjonować w nowej rzeczywistości, będą mieć przez to większe trudności, by adekwatnie się w niej odnaleźć.

Intranet dla firmy to narzędzie, które pozwala adekwatnie całkowicie wyeliminować omawiany problem. Dzięki niemu możemy z łatwością informować pracowników o wydarzeniach z życia przedsiębiorstwa i uprzedzać ich o każdej planowanej zmianie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego zamieszania i poprawić zaufanie zatrudnionych osób.

3. Brak przejrzystej organizacji pracy

Komunikacja wewnętrzna w firmie to nie tylko wymiana wiedzy między przełożonymi a podwładnymi oraz między członkami jednego zespołu. To również przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami organizacji.

To właśnie na tej płaszczyźnie rodzi się wiele problemów i nieporozumień, w tym między innymi brak wymiany wiedzy między zespołami, niedopowiedzenia dotyczące zakresu obowiązków poszczególnych działów czy nieefektywna rezerwacja zasobów. Problemy te prowadzą nie tylko do konfliktów i dezorientacji, ale także do dublowania pracy, a tym samym do marnowania czasu pracowników.

Jak problemy te może rozwiązać dobry intranet dla pracowników? Przede wszystkim system taki pozwoli na klarowne przedstawienie struktury organizacyjnej i zakresu obowiązków poszczególnych działów. Dodatkowo umożliwi on stworzenie baz wiedzy, do których dostęp mogą mieć również pracownicy z innych zespołów. Co równie istotne, dobry intranet wyposażony będzie też w system rezerwacji zasobów, co wyeliminuje pojawiające się na tym polu nieporozumienia.

4. Trudności z docieraniem do informacji

Kolejnym problemem, który obecny jest szczególnie często w przypadku organizacji o bardziej złożonej strukturze, jest to, iż nie każda zatrudniona osoba ma tak samo łatwy dostęp do informacji. Trudności z docieraniem do wiedzy pojawiają się przede wszystkim u pracowników produkcyjnych czy też osób pracujących zdalnie lub w terenie. Skutkiem takiego stanu rzeczy jest marnowanie czasu, obniżona efektywność niektórych pracowników czy też błędy i powielone dokumenty.

To dlatego w przypadku wielu firm dobry intranet jest już dziś adekwatnie niezbędny. Dzięki odpowiedniemu systemowi możliwe jest stworzenie bazy wiedzy, która dostępna będzie o każdej porze i z każdego urządzenia – w tym między innymi z komputera, z laptopa, ze telefona czy choćby z infokiosku. Dodatkowo nowoczesny intranet wyposażony może być w inteligentną wyszukiwarkę, która pozwoli znaleźć daną informację w zaledwie kilka sekund.

5. Ograniczone możliwości komunikacji oddolnej i integracji

Ostatni problem, któremu się przyjrzymy, polega na tym, iż firmy nie dają pracownikom przestrzeni do wypowiadania się, udzielania feedbacku czy dzielenia się pomysłami i opiniami. Organizacje nie wiedzą przez to o tym, czego naprawdę potrzebują zatrudnione osoby. Dla pracowników brak możliwości wypowiedzi wiąże się natomiast z utratą zaangażowania i innowacyjności. Osoby, które nie będą czuć się wysłuchane, będą też bardziej skłonne do poszukiwania nowej pracy.

Intranet doskonale sprawdzi się jako rozwiązanie również tego problemu. Dzięki niemu możliwe będzie zarówno rozsyłanie różnego rodzaju ankiet, jak i stworzenie przestrzeni do swobodnej wypowiedzi – na przykład w postaci forum czy funkcji społecznościowych (lajki i komentarze pod wpisami).

• Problem – Przeciążenie informacyjne
• Skutek – Chaos, wypalenie i błędy
• Jak intranet pomaga pozbyć się problemu? – Dostęp do centralnego źródła wiedzy

• Problem – Brak wiedzy na temat wydarzeń z życia firmy
• Skutek – Brak zaufania, plotki, opór wobec zmian
• Jak intranet pomaga pozbyć się problemu? – Dostęp do ogłoszeń, aktualności, ankiet i kalendarza wydarzeń

• Problem – Brak przejrzystej organizacji pracy
• Skutek – Zdublowana praca, nieporozumienia, brak synergii
• Jak intranet pomaga pozbyć się problemu? – Dostęp do grup tematycznych, bazy wiedzy działów i systemu rezerwacji zasobów

• Problem – Trudności z docieraniem do informacji
• Skutek – Marnowanie czasu, frustracja, powielanie dokumentów
• Jak intranet pomaga pozbyć się problemu? – Dostęp do inteligentnej wyszukiwarki oraz uporządkowanej centralnej bazy wiedzy

• Problem – Ograniczone możliwości komunikacji oddolnej i integracji
• Skutek – Brak zaangażowania, utrata innowacyjności, rotacja pracowników
• Jak intranet pomaga pozbyć się problemu? – Dostęp do forów dyskusyjnych, ankiet i funkcji społecznościowych

Intranet – co powinien zawierać, by usprawniać komunikację wewnętrzną w firmie?

Jak widać, intranet to narzędzie, które pozwala wyeliminować wiele problemów związanych z komunikacją w firmie. Zaznaczyć musimy tutaj jeszcze jedną niezwykle istotną kwestię – samo zaimplementowanie losowo wybranego systemu nie przyniesie nam większych korzyści. Aby uniknąć opisanych problemów, musimy po pierwsze wybrać adekwatny intranet dla firmy, a po drugie prawidłowo go wdrożyć.

To, co powinien zawierać intranet, by faktycznie wspierał on komunikację wewnętrzną w firmie, zależeć będzie od potrzeb konkretnej organizacji. Z pewnością jednak system taki musi być intuicyjny i prosty, elastyczny oraz dostępny na różnych urządzeniach (w tym np. na telefonach). By adekwatnie spełniał swoje zadanie, musi zapewniać on także możliwość dostosowywania go do potrzeb firmy oraz jej infrastruktury (poprzez integracje z innymi systemami).

Sam wybór odpowiedniej platformy to dopiero połowa sukcesu. Aby móc zmaksymalizować zyski, musimy również wiedzieć, jak stworzyć intranet firmowy, który będzie przydatny dla pracowników – to znaczy, jak dokładnie go wdrożyć i wypełnić treścią.

Na co powinniśmy zatem zwrócić uwagę? Istotne będzie przede wszystkim to, by odpowiednio wcześnie poinformować pracowników o nadchodzących zmianach, a także zapytać ich o to, czego naprawdę potrzebują. To między innymi na tej podstawie będziemy mogli dobrać zakres funkcjonalności intranetu oraz rodzaj publikowanych w nim treści. Nie możemy również zapomnieć o odpowiednim przeszkoleniu pracowników z obsługi systemu i prawidłowym promowaniu jego wykorzystywania.

Płynna komunikacja wewnętrzna jest dziś nierozerwalnie powiązana z efektywnością firmy i jej wynikami biznesowymi. Dobry intranet może natomiast znacznie usprawnić przepływ informacji i rozwiązać wiele związanych z nim problemów. Projektowaniem systemów, które dostosować można do konkretnych potrzeb przedsiębiorstw, zajmuje się między innymi Ideo. Jeśli chcesz więc pozbyć się chaosu organizacyjnego, ograniczyć liczbę błędów i zmniejszyć czas, który pracownicy tracą na docieranie do informacji, zainwestuj w intranet stworzony specjalnie dla Twojej firmy.

/ REKLAMA /