Archiwizacja dokumentów firmowych – jak prawidłowo zabezpieczyć dane?

Każdego roku firmy przetwarzają ogromne ilości dokumentów. Następnie muszą oddać je do archiwum, stosując odpowiednie zabezpieczenia. Ze względu na to, iż w tej chwili część dokumentacji ma formę papierową, a część elektroniczną, firmy muszą działać dwutorowo. Jak prawidłowo chronić dane?

O czym pamiętać, oddając dokumenty do archiwizacji?

Zanim dokumenty trafią do archiwum, trzeba je odpowiednio opisać. Teczka powinna zawierać informacje dotyczące:

• firmy, w której powstała – a więc nazwę Twojego przedsiębiorstwa,
• działu, którego dotyczy – dzięki temu łatwiej odnaleźć dokumenty, gdy są potrzebne,
• numeru – kolejne numery teczek tworzą ciąg logiczny,
• kategorii archiwalnej – A, B, BE lub BC,
• lat przechowywania – jest to liczba wyrażająca liczbę lat, po upływie których dokumenty można zniszczyć.

Właściwe opisanie teczek lub e-teczek jest podstawą odpowiedzialnego przechowywania dokumentów. jeżeli do jednej włożylibyśmy akta archiwizowane 5 i 10 lat, a dodatkowo pochodzące z innych działów, ich odnalezienie byłoby praktycznie niemożliwe.

Metody zabezpieczania danych

Samo opisanie teczek chroni dokumenty przed przedterminowym zniszczeniem czy zgubieniem, ale nie zabezpiecza danych w nich zawartych. W tym aspekcie najważniejsze jest prawidłowe przechowywanie. jeżeli chodzi o dokumenty papierowe, to powinniśmy je umieścić w archiwum, do którego nie będą miały dostępu osoby trzecie. Ponadto dokumentację zawierającą dane wrażliwe najlepiej ułożyć w specjalnych szafach posiadających dodatkowe zabezpieczenia. Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest nieco bardziej skomplikowana pod kątem technicznym. Na ogół nie jesteśmy w stanie zadbać o nią samodzielnie. Wymaga bowiem nadania dostępów czy ustawienia haseł, a to zadanie dla specjalistów. Dokumenty firmowe muszą być chronione przed atakami hakerskimi, których w dzisiejszych czasach nie brakuje.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Jak widać, od przyjęcia dokumentów do ich archiwizacji daleka droga. Przechowywanie to nie tylko umieszczenie papierów w teczkach czy plików na dyskach twardych. Bez odpowiednich zabezpieczeń spełniamy dopiero połowę wymagań prawnych, a to zdecydowanie za mało. Jak poradzić sobie z archiwizacją dokumentów firmowych? Warto skorzystać z usług firm zewnętrznych, które specjalizują się w kompleksowej ich obsłudze od strony administracyjnej. Oferta Rhenus Office Systems Poland znajduje się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/. Skierowana jest zarówno do dużych, jak i małych przedsiębiorstw.

/ REKLAMA /