Ekwiwalent za urlop w 2026 roku. Ważne zmiany po nowelizacji prawa

Zmiany w Kodeksie pracy od 2026 roku wpływają na sposób i termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Choć zasady obliczania świadczenia pozostają podobne, pracownicy i pracodawcy muszą zwrócić uwagę na nowe terminy rozliczeń po zakończeniu umowy o pracę.

Fot. Warszawa w Pigułce

Ekwiwalent za urlop w 2026 roku. Zasady obliczania i nowe terminy wypłat

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach. W 2026 roku obowiązują nowe przepisy, które zmieniają termin wypłaty tego świadczenia, choć sam sposób jego obliczania pozostaje bez większych zmian. Dla pracowników i pracodawców oznacza to konieczność zwrócenia uwagi na nowe zasady rozliczeń.

Co się zmienia od 2026 roku?

Najważniejsza zmiana dotyczy terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Do 26 stycznia 2026 roku pracodawca musiał wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Od 27 stycznia 2026 roku obowiązuje nowa zasada – ekwiwalent wypłacany jest w tym samym terminie, co wynagrodzenie za pracę.

Jeżeli termin wypłaty pensji przypadałby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy. Gdy termin ten wypada w dzień wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

Kiedy ekwiwalent jest obowiązkowy?

Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata tego świadczenia jest obowiązkiem pracodawcy i pracownik nie może się go zrzec.

Jeżeli zatrudnienie trwa nadal, urlop musi zostać wykorzystany w naturze. Pracodawca nie ma prawa wypłacić ekwiwalentu zamiast urlopu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony bezpośrednio po zakończeniu jednej umowy zawierają kolejną umowę z tym samym pracodawcą i ustalą wykorzystanie urlopu w trakcie dalszego zatrudnienia.

Jakie składniki wchodzą do podstawy ekwiwalentu?

Podstawą obliczenia ekwiwalentu jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Uwzględnia się m.in. premie regulaminowe, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek nocny oraz inne stałe lub roszczeniowe składniki wynagrodzenia.

Nie wlicza się natomiast świadczeń jednorazowych i nieperiodycznych, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innych usprawiedliwionych nieobecności, odpraw pieniężnych, ekwiwalentu za urlop wypłaconego wcześniej ani wyrównań do minimalnego wynagrodzenia.

Jak uwzględnia się stałe i zmienne składniki wynagrodzenia?

Składniki wynagrodzenia określone w stałej miesięcznej wysokości przyjmuje się w kwocie należnej w miesiącu rozwiązania umowy o pracę. Składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, ustala się jako średnią z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli chodzi o składniki wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc, bierze się pod uwagę średnią z ostatnich 12 miesięcy. W przypadku niepełnego przepracowania okresu rozliczeniowego stosuje się przeliczenie proporcjonalne do faktycznie przepracowanych dni.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2026 roku?

W 2026 roku współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika zatrudnionego na pełen etat wynosi 20,92. Dla niepełnego etatu ustala się go proporcjonalnie.

Najpierw ustala się ekwiwalent za jeden dzień urlopu, dzieląc podstawę wynagrodzenia przez współczynnik. Następnie oblicza się stawkę za jedną godzinę urlopu, dzieląc wynik przez dobową normę czasu pracy. Ostateczna kwota ekwiwalentu to iloczyn stawki godzinowej i liczby godzin niewykorzystanego urlopu.

Podatki i składki

Ekwiwalent za urlop stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jest traktowany jak standardowe wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Co to oznacza dla pracowników i pracodawców?

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu ma uporządkować rozliczenia i dostosować je do standardowych cykli płacowych. Dla pracowników oznacza to, iż pieniądze nie zawsze trafią na konto w dniu zakończenia umowy, ale w przewidywalnym terminie wypłaty wynagrodzenia. Pracodawcy muszą natomiast dostosować swoje procedury kadrowo-płacowe do nowych przepisów obowiązujących od końca stycznia 2026 roku.