Faktura VAT, proforma i zaliczkowa – czym się różnią?

1 godzina temu

Faktura VAT – podstawowy dokument sprzedaży

Najczęściej spotykanym dokumentem sprzedaży stosowanym w obrocie gospodarczym jest faktura VAT. Jej zadaniem jest potwierdzenie zawarcia transakcji przez jednego podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Faktury VAT dokumentują sprzedaż zarówno towarów, jak i usług. To właśnie na ich podstawie przedsiębiorcy wykazują przychody, rozliczają podatek VAT oraz ujmują koszty związane z prowadzoną działalnością.

Wystawianie faktur VAT jest jednym z podstawowych obowiązków wielu przedsiębiorców. Już na etapie zakładania firmy warto więc zapoznać się z zasadami dotyczącymi dokumentacji sprzedażowej. Praktyczne informacje dotyczące rozpoczęcia działalności gospodarczej można znaleźć na stronie https://www.ingksiegowosc.pl/news/ulatwienia-i-uslugi/jak-zalozyc-dzialalnosc-gospodarcza-krok-po-kroku.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać określone przepisami elementy. Są to między innymi:

dane sprzedawcy i nabywcy,
numer faktury i data jej wystawienia,
przedmiot sprzedaży,
wartość transakcji,
stawka podatku.

Proforma – czy jest fakturą?

Proforma nie jest dokumentem księgowym. Oznacza to, iż w gruncie rzeczy nie jest fakturą. Proforma to informacja, która przedstawia warunki planowanej transakcji. Nie wywołuje ona skutków podatkowych, a jej wystawienie nie zastępuje adekwatnego dokumentu sprzedażowego. Po realizacji transakcji lub otrzymaniu zaliczki przedsiębiorca przez cały czas ma obowiązek wystawić odpowiednią fakturę, która będzie stanowiła podstawę do rozliczeń podatkowych.

Proforma może stanowić na przykład:

ofertę handlową, która przedstawia warunki planowanej transakcji,
informację o kwocie, którą należy uiścić przed realizacją zamówienia,
formę przypomnienia o płatności,
informację o wysokości wymaganej przedpłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi.

Faktura zaliczkowa – za część należności

Faktura zaliczkowa służy do dokumentowania płatności otrzymanych przed realizacją transakcji – takich jak zaliczki, zadatki i przedpłaty. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ją w sytuacji, gdy klient wpłaca całość lub część należności jeszcze przed dokonaniem sprzedaży, dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Przepisy określają wprost terminy wystawiania faktur zaliczkowych. Taki dokument należy sporządzić:

najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał całość lub część zapłaty,
nie wcześniej niż 60. dnia przed planowanym otrzymaniem zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi.

Po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury końcowej, która uwzględnia wcześniej otrzymane zaliczki. Tym sposobem obie strony mogą prawidłowo rozliczyć całą transakcję i uniknąć podwójnego wykazywania tych samych kwot.

Źródła: