Organizator prowadzi ewidencję kartek na podstawie oficjalnych dokumentów meczowych, zwłaszcza sprawozdania sędziego. Każde napomnienie może przybliżyć piłkarza do progu zawieszenia. Liczba kartek podana w transmisji nie zawsze wystarcza do ustalenia, czy zawodnik może zagrać w kolejnym meczu.
Nie ma jednego limitu wspólnego dla wszystkich lig i turniejów. Regulamin może określać kilka kolejnych progów oraz różne długości kar. jeżeli przewiduje pauzę po czwartej kartce, piłkarz z trzema napomnieniami osiągnie próg po następnym. To przykład mechanizmu, a nie powszechna zasada.
Liga, krajowy puchar i rozgrywki międzynarodowe mogą mieć osobne rejestry. Napomnienie z jednego turnieju nie musi zwiększać licznika w innym. Także zmiana klubu nie oznacza automatycznego wyzerowania kartek: decydują przepisy o przenoszeniu kar i ciągłości udziału w rozgrywkach.
Istotna jest również aktualność ewidencji. Zestawienie
