Jak ograniczać zmienność procesów i osiągać bardziej przewidywalne wyniki?

Dlaczego sama średnia nie mówi całej prawdy o procesie?

Firmy często oceniają procesy na podstawie średnich wartości. Średni czas realizacji, przeciętna liczba błędów czy średnia wydajność są łatwe do monitorowania, ale mogą ukrywać istotne problemy. jeżeli średni czas realizacji wynosi trzy dni, nie oznacza to jeszcze, iż każdy klient otrzyma zamówienie w podobnym terminie. Znacznie ważniejsze może być sprawdzenie, jak bardzo poszczególne wyniki różnią się od siebie. Proces, który jednego dnia działa bardzo dobrze, a kolejnego zdecydowanie gorzej, jest trudniejszy do planowania i może generować dodatkowe koszty. Zmienność wpływa również na doświadczenia klientów, ponieważ utrudnia przewidzenie, jakiej jakości lub terminu mogą się spodziewać.

Najpierw trzeba znaleźć źródło różnic

Próba poprawy wyniku bez zrozumienia przyczyn zmienności często prowadzi do działań doraźnych. Zespół zwiększa kontrolę, wprowadza dodatkową procedurę albo koryguje parametry procesu, ale po pewnym czasie problem wraca. Powodem może być to, iż zmiana dotyczyła objawu, a nie rzeczywistego źródła odchyleń. Właśnie tutaj pomocne jest uporządkowane podejście Lean Six Sigma. Osoby zainteresowane rozwijaniem kompetencji w tym obszarze mogą zapoznać się z programem dostępnym na stronie e-opex.pl/szkolenia/szkolenia-six-sigma/lean-six-sigma-green-belt/. Szkolenie OpEx Group łączy narzędzia Lean z metodami Six Sigma i przygotowuje uczestników do samodzielnego prowadzenia projektów doskonalących. Program obejmuje m.in. planowanie zbierania danych, analizę zmienności, statystyczną kontrolę procesu oraz pracę z kartami kontrolnymi.

Dane powinny odpowiadać na konkretne pytanie

Nie każda analiza wymaga gromadzenia ogromnej liczby informacji. Znacznie ważniejsze jest zebranie takich danych, które pozwolą odpowiedzieć na jasno postawione pytanie. jeżeli problemem jest zmienny czas realizacji, warto sprawdzić np. rodzaj zlecenia, moment jego rozpoczęcia, liczbę przekazań między działami czy obciążenie zespołu. Podobnie wygląda sytuacja w produkcji. jeżeli jakość wyrobu różni się pomiędzy partiami, analizie mogą podlegać ustawienia maszyny, surowiec, operator, temperatura, czas procesu czy inne czynniki techniczne. Dopiero zestawienie tych informacji pozwala szukać zależności i odróżnić przypadkowe wahania od przyczyn, na które organizacja może realnie wpływać.

Stabilny proces ułatwia planowanie i poprawia jakość

Ograniczanie zmienności ma znaczenie nie tylko dla działu jakości. Stabilniejsze procesy łatwiej planować, ponieważ wyniki stają się bardziej przewidywalne. Może to oznaczać dokładniejsze terminy realizacji, mniej nagłych interwencji, łatwiejsze zarządzanie zasobami oraz niższe ryzyko występowania błędów. W Lean Six Sigma ważne jest jednak nie tylko znalezienie usprawnienia, ale również sprawdzenie, czy poprawa utrzymuje się w czasie. Dlatego wykorzystuje się narzędzia pozwalające monitorować proces i reagować, gdy jego zachowanie zaczyna odbiegać od oczekiwanego poziomu. W programie Lean Six Sigma Green Belt OpEx Group uczestnicy uczą się m.in. stosowania kart kontrolnych zarówno do monitorowania, jak i aktywnego rozwiązywania problemów procesowych.

Nie każdy problem wymaga tego samego rozwiązania

Jedną z najważniejszych umiejętności w doskonaleniu procesów jest adekwatny dobór narzędzia do sytuacji. jeżeli głównym problemem jest marnotrawstwo czasu, pomocne mogą być metody Lean. jeżeli natomiast wyniki procesu są niestabilne, potrzebna może być dokładniejsza analiza danych. Czasami oba problemy występują jednocześnie. Dlatego Lean Six Sigma łączy dwa sposoby patrzenia na proces. Z jednej strony pozwala eliminować działania, które nie tworzą wartości, z drugiej pomaga identyfikować źródła zmienności i podejmować decyzje w oparciu o fakty. OpEx Group opiera swój program Green Belt na cyklu PDCA Deminga, jednocześnie pokazując uczestnikom, jak narzędzia można powiązać z metodyką DMAIC.

Przewidywalność może być ważniejsza niż chwilowy rekord

Proces nie musi osiągać spektakularnego wyniku jednego dnia, jeżeli następnego jego efektywność gwałtownie spada. Z biznesowego punktu widzenia często większą wartość ma stabilność. Pozwala ona lepiej planować terminy, koszty, wykorzystanie zasobów oraz jakość dostarczaną klientowi. Dlatego organizacje, które chcą rozwijać kulturę ciągłego doskonalenia, powinny patrzeć nie tylko na poziom wyników, ale również na ich powtarzalność. Umiejętność mierzenia procesu, analizowania danych i rozpoznawania rzeczywistych przyczyn odchyleń pozwala przechodzić od reaktywnego gaszenia problemów do świadomego zarządzania. Właśnie w tym obszarze kompetencje Lean Six Sigma Green Belt mogą przynieść szczególnie dużą wartość.