Bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek każdej organizacji, wynikający z licznych przepisów prawa. W praktyce jednak często popełnia się błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji — od wysokich kar administracyjnych po odpowiedzialność karną. Jakie są wymogi prawne dotyczące niszczenia dokumentów, jakie błędy popełniane są najczęściej i jak ich unikać, aby proces niszczenia był w pełni bezpieczny?

Bezpieczne niszczenie dokumentów – wymogi prawne

W polskim prawie nie istnieje jedna, kompleksowa ustawa regulująca wyłącznie kwestie niszczenia dokumentów. Proces ten jest regulowany przez szereg aktów prawnych, w zależności od rodzaju dokumentacji i jej charakteru. Do najważniejszych regulacji należą:

RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679)

• Nakłada obowiązek bezpiecznego niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, aby zapobiec ich nieuprawnionemu udostępnieniu.
• Administrator danych ma obowiązek zagwarantować, iż proces niszczenia uniemożliwia odtworzenie informacji (np. poprzez stosowanie niszczarek o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa).
• Niszczenie dokumentów powinno być udokumentowane, na przykład w formie protokołów lub certyfikatów zniszczenia.

Niszczenie dokumentów – ustawa o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591)

• Określa minimalne okresy przechowywania dokumentów księgowych (np. 5 lat dla ksiąg podatkowych).
• Przedwczesne niszczenie dokumentów jest niezgodne z prawem, natomiast po upływie wymaganego okresu powinny być one zniszczone w sposób bezpieczny.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173)

• Reguluje zasady niszczenia dokumentów archiwalnych.
• Dokumenty kategorii A (trwale przechowywane) nie mogą być niszczone.
• Dokumenty kategorii B (przechowywane czasowo) można zniszczyć po uzyskaniu zgody odpowiedniego archiwum państwowego i upływie wskazanego czasu przechowywania.

Kodeks karny

• Jeśli chodzi o niszczenie dokumentów kodeks karny nie reguluje bezpośrednio tego procesu. Przewiduje jednak odpowiedzialność karną za nieuprawnione niszczenie dokumentacji lub jej fałszowanie w określonych sytuacjach.

Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów

1. Używanie nieodpowiednich metod niszczenia

Ręczne darcie dokumentów, wrzucanie ich w całości do kosza lub korzystanie z niskiej jakości niszczarek, które pozostawiają czytelne fragmenty danych, naraża firmę na poważne ryzyko wycieku informacji.

2. Niszczenie tylko części dokumentów

Powszechnym błędem jest niszczenie jedynie fragmentów zawierających dane osobowe, podczas gdy pozostałe strony mogą zawierać równie istotne informacje.

3. Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów przed zniszczeniem

Pozostawianie dokumentów przeznaczonych do niszczenia w łatwo dostępnych miejscach, takich jak otwarte kosze na śmieci, zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

4. Brak dokumentacji procesu niszczenia

Brak rejestru przeprowadzonych procesów niszczenia utrudnia udowodnienie zgodności działań z wymogami prawnymi, takimi jak RODO.

5. Pomijanie nośników elektronicznych

Częstym błędem jest koncentrowanie się wyłącznie na dokumentach papierowych i ignorowanie nośników cyfrowych — pendrive’ów, dysków twardych czy płyt CD — które również wymagają bezpiecznego niszczenia.

6. Niszczenie dokumentów zbyt wcześnie lub zbyt późno

Niszczenie dokumentacji przed upływem ustawowego okresu przechowywania lub jej przetrzymywanie zbyt długo zwiększa ryzyko naruszenia przepisów i wycieku danych.

Profesjonalna pomoc – bezpieczne niszczenie dokumentów

Jeśli chcą Państwo mieć pewność, iż proces niszczenia dokumentów w firmie przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm, takich jak EkoSfera. Oferujemy:

• Bezpieczne niszczenie danych papierowych i elektronicznych.
• Wydanie certyfikatu zniszczenia zgodnego z wymaganiami prawnymi.
• Potwierdzenia zgodności z międzynarodowymi normami ISO 9001 oraz ISO 27001.
• Profesjonalną utylizację dokumentów, dzięki której zniszczone materiały trafiają do recyklingu i zyskują nowe życie.

Nasze usługi opierają się na wykorzystaniu wysokiej klasy niszczarek, gwarantujących bezpowrotne i skuteczne usunięcie danych.

Chcą Państwo mieć pewność, iż niszczenie dokumentów w firmie odbywa się zgodnie z prawem? Zadbajcie o bezpieczeństwo danych i wybierzcie sprawdzonych specjalistów!