Nie chcemy być księgowymi bez uśmiechu na twarzy

Jak długo zajmuje się Pani księgowością?

Moja przygoda z księgowością rozpoczęła się około 1992 roku, zaraz po zakończeniu szkoły. To już blisko trzydzieści lat, podczas których wspieram przedsiębiorców, by ich biznes był prostszy i bardziej zrozumiały. Pomagam im na różnych płaszczyznach – od prowadzenia firmy, przez wskazanie, na czym się skupić, po doskonalenie aspektów, które pozwolą rozwinąć skrzydła i osiągnąć lepsze efekty w biznesie.

Co przez te lata pracy w księgowości najbardziej Panią zaskoczyło w współpracy z przedsiębiorcami?

Najbardziej zaskakuje mnie, iż około 80% przedsiębiorców otwiera biznes bez przygotowania. Nie tworzą biznesplanu, nie analizują form opodatkowania ani tego, czy być płatnikiem VAT. Po prostu zakładają działalność i dopiero później zastanawiają się, jak ją prowadzić. To podejście nie zawsze jest skuteczne. Dlatego planuję stworzyć coś w rodzaju „przedszkola dla przedsiębiorców” – program, który pokaże początkującym, jak stawiać pierwsze kroki, by zwiększyć szanse na sukces.

Czyli przed założeniem firmy warto spotkać się z ekspertem?

Zdecydowanie. Spotkanie z doradcą podatkowym lub ekspertem od prawa podatkowego jest kluczowe, by zrozumieć podstawy. Większość przedsiębiorców ma braki w tej wiedzy, bo nikt ich tego nie uczy. Uważam, iż podstawy finansów, w tym zarządzania budżetem domowym, powinny być wprowadzane już w szkołach podstawowych. Budżet domowy to przecież małe przedsiębiorstwo, które prowadzimy co miesiąc. Taka wiedza pomaga lepiej zarządzać finansami firmy.

Czy Pani prowadzi swój budżet domowy?
Tak, oczywiście. Ciągle nad nim pracuję i go doskonalę. Wraz z większą wiedzą finansową można lepiej inwestować swoje środki.

Proszę opowiedzieć o Pani zespole. Jak wygląda wasza praca i ilu pracowników liczy firma?
|
Pół roku temu połączyliśmy dwa biura rachunkowe w jedno. Mamy młody zespół, w którym tylko niektórzy są nieco starsi. W firmie pracuje osiem osób, a obsługujemy około dwustu firm. Dlatego stawiamy na automatyzację, by przyspieszyć procesy. najważniejsze jest to, iż nasi pracownicy lubią księgowość i jest to ich pasja. Nie chodzi tylko o „klepanie podatków”, ale o kompleksową opiekę nad klientem, by czuł się dobrze pod naszą opieką i wspierany w swoim biznesie. Traktujemy klientów jak rodzinę. Wielu z nich jest z nami od ponad 20 lat, od momentu zakładania ich firm. To, iż nam ufają i polecają nas innym, jest dla mnie najlepszą rekomendacją.

W firmie panuje więc domowa atmosfera?

Zdecydowanie. Z wieloma klientami mamy relacje przyjacielsko-rodzinne. Zapraszamy się na uroczystości, wspólnie spędzamy czas, czasem pijemy coś więcej niż kawę. Staramy się budować więzi bardziej rodzinne niż czysto biznesowe. Nie chcemy być księgowymi bez uśmiechu na twarzy.

To jedna z rzeczy, która was wyróżnia?

Tak, to nas wyróżnia. Nie wydajemy dużo na reklamę, bo aż 80% klientów przychodzi z polecenia. Zadowoleni klienci rekomendują nas innym, co jest najlepszym dowodem jakości naszych usług.

Jak firma dba o bezpieczeństwo danych klientów w dobie pracy online?

Pracujemy na systemach online, które umożliwiają klientom wprowadzanie dokumentów. Jestem zwolenniczką automatyzacji i efektywności, by maszyny wykonywały rutynowe zadania. Współpracujemy z firmami dostarczającymi bezpieczne oprogramowanie. Dodatkowo szkolimy się z RODO i procedur obiegu dokumentów, mamy zabezpieczone serwery i umowy z informatykami. Dbamy o bezpieczeństwo danych na każdym poziomie, a większość procesów realizujemy w chmurze.

Przychodząc do waszej siedziby trudno nie zauważyć branżowych wyróżnień, dostajecie także miłe słowa otrzymujecie od klientów.

Największym wyróżnieniem jest to, iż klienci nas polecają i chcą spędzać z nami czas poza tematami księgowymi. W 2022 roku otrzymaliśmy trzecie miejsce w Małopolsce w plebiscycie Orły Rachunkowości, ale nie przywiązujemy wagi do statuetek. Pozytywne opinie w Google również nas cieszą, choć dla mnie największą wartością jest zaufanie klientów.

Oprócz księgowości zajmujecie się też legalizacją pobytu. Na czy to polega?

Dział legalizacji to odpowiedź na zmieniające się przepisy. Każda sprawa jest indywidualna, bo cudzoziemcy przyjeżdżają do Polski na różnych zasadach. Przed rozpoczęciem procesu spędzamy godzinę na analizie sytuacji klienta, by ocenić, czy możemy pomóc. Nie bierzemy zleceń, jeżeli wiemy, iż legalizacja jest niemożliwa, bo zależy nam na uczciwości. Staramy się znaleźć kreatywne rozwiązania, by wspierać klientów w uzyskaniu legalnego pobytu.

Czy macie dużo takich klientów?

Tak, coraz więcej, szczególnie w rejonie Tarnowa i Rzeszowa. Najwięcej osób pochodzi z Ukrainy, ale mamy też klientów z Kazachstanu, Mołdawii i innych państw byłego ZSRR.

Czy macie filię lub oddział w tych regionach?

Planujemy otworzyć oddział w Rzeszowie lub Tarnowie, bo rynek w tych rejonach się rozwija. Pracujemy nad tym, by zwiększyć naszą obecność.

Udało się wam doprowadzić wiele spraw legalizacyjnych do końca?

Tak, mamy sukcesy, czasem choćby przenosimy sprawy z innych miast, np. z Warszawy, gdzie proces trwa dłużej. Dzięki wypracowanym relacjom z urzędami możemy przyspieszać procedury, co daje nam przewagę.

Zapytam o plany rozwoju firmy.

Mamy ambitne plany. W tym roku chcemy otworzyć oddział w Rzeszowie lub Tarnowie. Docelowo, w ciągu dwóch lat, planujemy obsługiwać ponad tysiąc klientów i zwiększyć zespół, być może zatrudniając na różne formy współpracy. Wszystko zależy od tego, jak rozwinie się sytuacja.

Jak radzicie sobie z ciągle zmieniającymi się przepisami? Czy jesteście gotowi na KSeF?

KSeF, czyli system e-faktur, to spore wyzwanie. Przygotowujemy się do niego z wyprzedzeniem, szkoląc zarówno siebie, jak i klientów. Planujemy cykle prostych szkoleń, by wyjaśnić, co muszą zrobić, by wdrożyć KSeF bez stresu. Współpracujemy też z innymi biurami i OSRBr-em, by być na bieżąco.

Na koniec klasyczna zagadka dla księgowych: ile to jest dwa plus dwa?

A ile ma być? [śmiech]

Dziękuję za rozmowę.