Nie masz tego na piśmie? Mogą być poważne problemy

Wielu Polaków zawiera umowy cywilnoprawne bez większego zastanowienia nad ich treścią. Wydaje się, iż imię, nazwisko i adres wystarczą, by dokument był istotny i skuteczny. To jednak złudne poczucie bezpieczeństwa. Okazuje się, iż ważne dokumenty są bezużyteczne, bo nie dodaliśmy jednej ważnej rzeczy. A są z nią same problemy.

Fot. Fizkes / Shutterstock.com

Brak numeru? Będą problemy

Coraz częściej okazuje się, iż brak jednego kluczowego elementu – numeru PESEL – może znacząco utrudnić dochodzenie roszczeń, a w skrajnych przypadkach całkowicie je uniemożliwić. Choć nie istnieje prawny obowiązek wpisywania PESEL-u do umowy, jego brak to błąd, który może kosztować nas czas, nerwy i pieniądze.

Numer PESEL jest najpewniejszym sposobem identyfikacji osoby fizycznej w Polsce. W przypadku sporu między stronami, to właśnie PESEL pozwala precyzyjnie wskazać, kto jest kim. jeżeli podpiszemy umowę z osobą o popularnym imieniu i nazwisku, a później pojawi się potrzeba np. egzekucji należności, może dojść do sytuacji, w której nie jesteśmy w stanie udowodnić, z kim faktycznie zawarliśmy umowę. Brak jednoznacznej identyfikacji strony umowy działa na naszą niekorzyść – zwłaszcza gdy druga osoba nie odpowiada na wezwania, zmieniła miejsce zamieszkania albo po prostu zniknęła.

Problem pojawia się już na etapie składania pozwu do sądu. Choć pozew można złożyć bez znajomości PESEL-u pozwanego, to sąd ma prawo zwrócić się do powoda o jego uzupełnienie, jeżeli będzie to niezbędne do dalszego procedowania sprawy. Sytuacja staje się jeszcze trudniejsza, gdy przechodzimy do etapu egzekucji komorniczej. Komornik nie ma możliwości skutecznego ustalenia majątku lub kont bankowych dłużnika bez znajomości jego numeru PESEL. W praktyce może to oznaczać, iż mimo wygranej w sądzie, nie uda nam się odzyskać należnych środków.

Problem dotyka każdego

To problem, który dotyczy zarówno przedsiębiorców, jak i osób prywatnych. Umowy najmu, pożyczki między znajomymi, zlecenia na drobne usługi – wszystkie te sytuacje często rozgrywają się bez większej formalności. Gdy wszystko idzie dobrze, nikt nie zastanawia się nad szczegółami. Ale gdy pojawiają się zaległości lub spory, najważniejsze staje się to, czy umowa została odpowiednio sporządzona. Wystarczy, iż osoba, z którą zawarliśmy umowę, przestanie odpowiadać lub podała fałszywe dane, a dochodzenie swoich praw staje się niemal niemożliwe.

Nie chodzi tu wyłącznie o problemy natury cywilnej. Brak numeru PESEL w dokumentacji może też rodzić trudności w kontaktach z urzędami, bankami czy firmami windykacyjnymi. Część z tych instytucji wymaga jednoznacznej identyfikacji stron, a jeżeli nie posiadamy pełnych danych, możemy zostać odesłani z kwitkiem. W efekcie choćby najprostsze roszczenie może utknąć na lata lub w ogóle nie doczekać się rozwiązania.

Problem z numerem

Eksperci ds. prawa cywilnego zgodnie podkreślają, iż wpisanie PESEL-u do umowy to w tej chwili standard dobrej praktyki. W żadnym wypadku nie narusza to RODO – pod warunkiem, iż umowa służy realizacji uzasadnionego celu, a dane są odpowiednio chronione. jeżeli druga strona odmawia podania numeru PESEL, może to świadczyć o nieuczciwych intencjach lub braku gotowości do poważnego traktowania zobowiązania. Warto to traktować jako sygnał ostrzegawczy. Problem pojawia się przy zastrzeżonym numerze PESEL. Katalog usług, które tego wymagają jest spory i o ile podpisujemy z kimś umowę powinniśmy upewnić się czy musimy sprawdzić czy numer jest zastrzeżony. Może pojawić się sytuacja, iż ktoś zawiera umowę z kimś, kogo PESEL jest zastrzeżony. Wtedy cała umowa jest po prostu nieważna.

Choć przepisy nie przewidują grzywny za brak PESEL-u w umowie, skutki mogą być znacznie dotkliwsze finansowo niż niejeden mandat. Zamiast więc ryzykować, lepiej zadbać o kompletność dokumentów już na etapie ich zawierania. To prosty krok, który może uchronić nas przed poważnymi problemami, jeżeli sytuacja się skomplikuje. Numer PESEL to nie tylko cyfrowy ciąg znaków – to nasza tarcza w razie konfliktu.