Obieg faktur – jak zredukować ryzyko i błędy w procesie?

Obsługa faktur kosztowych to jeden z bardziej wrażliwych, powtarzalnych procesów w firmie. Błędy w dekretacji, zagubione dokumenty czy opóźnienia akceptacji grożą problemami księgowymi, dodatkowymi kosztami lub utratą kontroli nad zobowiązaniami. Coraz więcej organizacji decyduje się na kompleksową digitalizację tego procesu. Pozwala ona przyspieszyć i uporządkować obieg faktur oraz ograniczyć ryzyko i liczbę błędów.

Gdzie w obiegu faktur najczęściej pojawiają się błędy i ryzyko?

Najwięcej problemów w obiegu faktur pojawia się tam, gdzie poszczególne etapy wykonywane są manualnie. Mogą to być takie działania jak wprowadzanie danych do systemów księgowych, przekazywanie dokumentów między działami czy kontrolowanie kolejnych etapów akceptacji. Im więcej kroków, tym większe ryzyko pomyłki lub opóźnienia.

Częstym problemem jest też brak uporządkowanego obiegu informacji i dokumentów. Faktury trafiają do skrzynek mailowych, folderów sieciowych lub archiwów papierowych, przez co ustalenie aktualnej wersji dokumentu lub jego statusu zajmuje więcej czasu. Obsługa faktur wymaga dodatkowej pracy, a niektóre decyzje mogą być podejmowane na podstawie niepełnych informacji.

Czynnikiem zwiększającym ryzyko błędów jest także brak jasnego przypisania odpowiedzialności za poszczególne etapy obiegu. Gdy nie wiadomo, kto powinien zatwierdzić dokument lub kiedy powinno to nastąpić, proces się wydłuża, a kontrola nad terminami płatności staje się utrudniona. W skrajnych przypadkach prowadzi to do opóźnień w regulowaniu zobowiązań lub konieczności wyjaśniania błędów w rozliczeniach.

Te i podobne problemy nie są zwykle wypadkową braku procedur, ale trudności ich konsekwentnego realizowania. W środowisku bazującym na dokumentach papierowych czy komunikacji mailowej egzekwowanie zasad obiegu jest trudne, a kontrola nad procesem – ograniczona.

Jak elektroniczny obieg faktur ogranicza ryzyko błędów?

Elektroniczny obieg faktur wprowadza do procesu porządek i przewidywalność. Dokument przesłany do systemu zostaje automatycznie zarejestrowany i przekierowany do adekwatnych osób. EOD czuwa też, by kolejne kroki były realizowane zgodnie z kryteriami konkretnego obiegu.

Taki proces ogranicza potrzebę manualnego przepisywania danych i przekazywania dokumentów. Minimalizuje też ryzyko pomyłek, ponieważ system nie pozwoli przejść do kolejnego kroku, jeżeli nie zostaną spełnione konkretne warunki. W tym kontekście pomocne okazują się:

• możliwość integracji systemu EOD z systemami finansowo-księgowymi czy KSeF,

• technologie OCR,

• wykorzystanie AI,

• repozytorium dostępne z każdego miejsca na świecie, ale z jasno określonymi warunkami dostępu i autoryzacji,

• elastyczność i gotowość systemu EOD do zmian wraz ze zmianami w przedsiębiorstwie.

Innymi ważnymi korzyściami dla firmy wynikającymi z takiej cyfrowej transformacji są…

Transparentność i kontrola na każdym etapie

Obieg faktur w wersji elektronicznej to pełna przejrzystość procesu. W środowisku cyfrowym można precyzyjnie zarządzać zakresem dostępu oraz uprawnień użytkowników. W zależności od roli mogą oni w każdej chwili sprawdzić status faktury, etap akceptacji, historię działań itp. Maksymalizuje to poziom bezpieczeństwa i kontroli danych, a także pozwala dynamiczniej reagować na ewentualne problemy.

Gromadzenie danych w systemie EOD ułatwia analizę przebiegu procesu. Administrator lub uprawniony user mogą łatwo sprawdzić, ile czasu zajmują poszczególne etapy, gdzie pojawiają się opóźnienia, co warto usprawnić itp. Taka transparentność sprzyja wykrywaniu i eliminacji wąskich gardeł w obiegu, przekładając się korzystnie na wzrost efektywności czy planowanie pracy działów finansowych. Oznacza także większą stabilność finansową wynikającą z lepszej kontroli nad terminami płatności czy zobowiązaniami.