Podpis elektroniczny jako podstawa cyfrowej komunikacji

Rodzaje podpisów elektronicznych

Zgodnie z eIDAS wyróżnia się trzy poziomy podpisów:

• Zwykły podpis elektroniczny (SES): najprostszy, np. kliknięcie linku lub zaznaczenie zgody. Sprawdza się przy prostych dokumentach, zgodach marketingowych czy potwierdzeniach odbioru.
• Zaawansowany podpis elektroniczny (AdES): łączony z wiarygodnie zidentyfikowaną osobą. Wymaga dodatkowej weryfikacji tożsamości (np. przez wideoidentyfikację, mObywatel lub SMS). Nadaje się do umów cywilnoprawnych, rezerwacji czy dokumentów HR.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES): równoważny z podpisem własnoręcznym. Wymagany w umowach o pracę, pełnomocnictwach, dokumentach do KRS. Autenti umożliwia jego składanie w chmurze – bez kart i czytników.

Dlaczego warto wybrać Autenti

Autenti umożliwia wybór rodzaju podpisu w zależności od dokumentu, zapewniając optymalizację kosztów i bezpieczeństwa.
Platforma oferuje:

• Kwalifikowany podpis w chmurze, działający na dowolnym urządzeniu – bez fizycznych tokenów.
• Narzędzia do wysyłki dokumentów, kontrolowania kolejności podpisów, automatycznych powiadomień i przypomnień.
• Bezpieczne repozytorium z archiwizacją wszystkich dokumentów i potwierdzeniem złożenia podpisu.
• Walidator do sprawdzania autentyczności i integralności podpisanych dokumentów.
• Otwarte API do integracji z systemami ERP, CRM i HR.

Przykładowe zastosowania

• Sprzedaż i marketing: szybkie zawieranie umów, NDA, akceptacje ofert – zdalnie i bezpiecznie.
• HR i kadry: umowy o pracę, aneksy, elektroniczne akta osobowe, zgody i dokumenty onboardingowe.
• Finanse i księgowość: faktury, umowy kredytowe, sprawozdania finansowe, pełnomocnictwa.

Jak działa podpis elektroniczny

Proces podpisywania w Autenti obejmuje:

1. Dodanie dokumentu (PDF, DOCX itp.)
2. Wybór rodzaju podpisu (SES, AdES, QES) i podpisujących
3. Wygenerowanie unikalnych linków dla sygnatariuszy
4. Autoryzację (np. przez SMS lub aplikację mobilną)
5. Złożenie podpisu zabezpieczonego kryptograficznie
6. Rejestrację zdarzeń w tzw. Karcie Podpisu – ze znacznikami czasu, adresami IP itp.
7. Możliwość pobrania dokumentu lub jego archiwizacji

Podpisywanie nie wymaga instalowania żadnych aplikacji, a podpisujący nie ponosi kosztów.

Nowości i kierunki rozwoju

Autenti wprowadziło funkcję określenia daty ważności dokumentu – po upływie np. 180 dni nie można już go podpisać. Można również dodać własny graficzny podpis (rysunek), który będzie widoczny na dokumencie.
W przyszłości Autenti planuje m.in. masowe podpisywanie dokumentów, integrację z e-Doręczeniami oraz weryfikację tożsamości opartą na biometrii.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny to fundament nowoczesnej i bezpiecznej komunikacji. Autenti integruje wszystkie jego rodzaje w jednej platformie, umożliwiając podpisywanie dokumentów online – bez wychodzenia z domu, z pełną mocą prawną i zgodnością z przepisami. To narzędzie dla każdej organizacji, która chce przyspieszyć i usprawnić swoje procesy dokumentowe.