Dania to kraj przyjazny przedsiębiorcom, oferujący przejrzysty system podatkowy i sprawne procedury rejestracji działalności. Jednak prowadzenie księgowości w Danii wymaga znajomości lokalnych przepisów, terminów i obowiązków sprawozdawczych. Niezależnie od tego, czy jesteś samozatrudniony, prowadzisz małą firmę czy większe przedsiębiorstwo – odpowiednie zarządzanie finansami i przestrzeganie duńskich regulacji rachunkowych jest najważniejsze dla uniknięcia kar oraz sprawnego rozwoju działalności. W artykule omawiamy podstawowe zasady księgowości w Danii, najważniejsze obowiązki i terminy, a także wskazówki dla osób zakładających firmę.
Rejestracja firmy i wybór formy działalności
Zanim zaczniesz prowadzić księgowość w Danii, musisz wybrać odpowiednią formę działalności. W Danii najczęściej wybierane są:
- Enkeltmandsvirksomhed (działalność jednoosobowa) – idealna dla freelancerów i mikroprzedsiębiorców,
- ApS (odpowiednik polskiej spółki z o.o.) – dla firm wymagających osobowości prawnej,
- A/S (spółka akcyjna) – dla większych podmiotów i spółek inwestycyjnych.
Rejestracji dokonuje się online poprzez portal Virk.dk. Należy uzyskać CVR-nummer (numer identyfikacyjny firmy), który jest potrzebny m.in. do wystawiania faktur, kontaktów z urzędami oraz rejestracji VAT.
Podstawowe obowiązki księgowe w Danii
Wszystkie zarejestrowane podmioty gospodarcze mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven). Przepisy wymagają:
- regularnego księgowania przychodów i kosztów,
- przechowywania dokumentacji (faktur, umów, rachunków) przez minimum 5 lat,
- przestrzegania zasady przejrzystości i chronologii wpisów,
- elektronicznego przechowywania dokumentów w formie umożliwiającej audyt.
Duńskie przepisy umożliwiają prowadzenie księgowości samodzielnie, ale wiele firm decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym (bogholderi) ze względu na złożoność systemu i wysokie kary za błędy.
VAT i rozliczenia podatkowe
Większość firm w Danii podlega obowiązkowi rejestracji VAT (moms), jeżeli roczne obroty przekraczają 50 000 DKK. Stawka podstawowa VAT wynosi 25%. Podatek należy rozliczać:
- miesięcznie, kwartalnie lub rocznie – w zależności od wielkości firmy,
- poprzez platformę TastSelv Erhverv na stronie skat.dk.
Przedsiębiorcy muszą też pamiętać o innych zobowiązaniach podatkowych, takich jak:
- A-skat (zaliczki na podatek dochodowy od pracowników),
- AM-bidrag (8% składki na rynek pracy),
- składki na fundusz urlopowy (FerieKonto).
Firmy zatrudniające pracowników muszą rozliczać ich wynagrodzenia zgodnie z duńskim systemem eIndkomst, przesyłając dane do Skattestyrelsen (duńskiego urzędu skarbowego).
Sprawozdania finansowe i audyt
Wszystkie spółki w Danii zobowiązane są do corocznego sporządzania sprawozdania finansowego. Dla większości małych i średnich firm obowiązuje uproszczona księgowość, ale większe podmioty podlegają szczegółowym wymogom sprawozdawczym.
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zawierać:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- noty objaśniające,
- raport zarządu.
Spółki ApS i A/S muszą co roku złożyć sprawozdanie do Erhvervsstyrelsen (Agencja ds. Przedsiębiorstw). W zależności od wielkości firmy może być wymagany niezależny audyt (revisorgodkendelse).
Programy księgowe i automatyzacja
Coraz więcej firm w Danii korzysta z nowoczesnych rozwiązań księgowych, takich jak:
- Dinero – popularny wśród mikroprzedsiębiorców,
- Billy – łatwy w obsłudze program do fakturowania i księgowości,
- e-conomic – zaawansowany system dla średnich firm,
- ERP-systemy – dla dużych przedsiębiorstw z rozbudowanym zarządzaniem finansami.
Użycie systemu ułatwia generowanie raportów, przesyłanie danych do urzędów i archiwizację dokumentów. Duńskie przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z konkretnego programu, ale wszystkie dane muszą być zgodne z ustawą o rachunkowości i możliwe do przedstawienia podczas kontroli.
Współpraca z księgowym – kiedy warto?
Dla osób, które dopiero zaczynają działalność w Danii lub nie czują się pewnie w kwestiach rachunkowych, kooperacja z lokalnym księgowym (revisor lub bogholder) może okazać się niezbędna. Profesjonalista pomoże:
- dobrać odpowiednią formę opodatkowania,
- rozliczyć VAT i podatki dochodowe,
- przygotować roczne sprawozdanie finansowe,
- reprezentować firmę podczas ewentualnych kontroli.
Warto również upewnić się, iż księgowy zna przepisy dotyczące Twojej branży oraz biegle posługuje się językiem angielskim, jeżeli nie znasz duńskiego.
Kary za błędy księgowe i kontrole
Duńskie organy skarbowe znane są z wysokiego poziomu cyfryzacji i skuteczności w wykrywaniu nieprawidłowości. Najczęstsze błędy, które mogą skutkować grzywnami to:
- nieterminowe składanie deklaracji VAT,
- brak prawidłowego księgowania kosztów i przychodów,
- nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń,
- brak sprawozdania finansowego.
Kary finansowe zaczynają się od kilkuset koron, ale w przypadku poważnych uchybień mogą sięgać choćby kilkudziesięciu tysięcy DKK. Regularne kontrole (tzw. kontrolbesøg) są rzadkością, ale mogą być przeprowadzane losowo lub na podstawie podejrzenia nieprawidłowości.
Prowadzenie księgowości w Danii może być proste, jeżeli zna się lokalne przepisy i korzysta z dostępnych narzędzi. Warto już na początku działalności zadbać o prawidłowe prowadzenie ewidencji, terminowe rozliczenia i dobrą współpracę z księgowym. Choć duński system uchodzi za przyjazny przedsiębiorcom, nieznajomość procedur może skutkować kosztownymi błędami. Zainwestowanie w dobre oprogramowanie i fachowe doradztwo to klucz do spokojnego prowadzenia firmy w Danii.
