Specyfika księgowości dla lekarzy – jak prowadzić ją skutecznie?

Księgowość w praktyce lekarskiej rządzi się własnymi prawami – wymaga znajomości nie tylko ogólnych przepisów podatkowych, ale też specyfiki świadczeń zdrowotnych, kontraktów z NFZ oraz sposobu dokumentowania usług medycznych. Dobrze prowadzona ewidencja to dla lekarza nie tylko gwarancja zgodności z prawem, ale też sposób na optymalizację kosztów i czasu.

Zróżnicowane formy działalności a obowiązki księgowe

Lekarze mogą działać w kilku modelach organizacyjnych – jako indywidualna praktyka zawodowa, podmiot leczniczy, wspólnik spółki cywilnej lub jednoosobowa działalność gospodarcza. Wybór tej formy wpływa bezpośrednio na zakres obowiązków księgowych. Najczęściej stosowaną formą rozliczeń jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR), choć w przypadku większych placówek niezbędne może się okazać prowadzenie pełnej księgowości.

Warto pamiętać, iż lekarze jako przedsiębiorcy mogą korzystać także z ryczałtu ewidencjonowanego, co znacznie upraszcza ewidencję. Taka forma opodatkowania bywa korzystna zwłaszcza wtedy, gdy proporcja kosztów do przychodów jest niska – jak w przypadku lekarzy świadczących wyłącznie usługi medyczne w gabinecie prywatnym. Warto jednak dodać, iż limit przychodu uprawniający lekarza do stosowania ryczałtu wynosi 2 miliony euro rocznie (art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Źródła przychodu i ich dokumentowanie

W przypadku lekarzy źródła przychodu są zwykle różnorodne. Należą do nich zarówno bezpośrednie opłaty od pacjentów, jak i kontrakty z Narodowym Funduszem Zdrowia, wynagrodzenia z tytułu konsultacji w innych placówkach czy prowadzenie działalności szkoleniowej. Każde z tych źródeł musi zostać prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej, zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej formie opodatkowania.

W przypadku kontraktów z NFZ dochodzi dodatkowa trudność związana z koniecznością precyzyjnego rozliczania świadczeń zdrowotnych. Tego typu umowy wymagają prowadzenia szczegółowej dokumentacji medycznej i finansowej, zgodnej z wytycznymi Funduszu. W sytuacjach, gdy lekarz jednocześnie prowadzi praktykę prywatną i pracuje w ramach kontraktu z NFZ, najważniejsze staje się prawidłowe rozdzielenie przychodów i kosztów między działalności.

Rozliczanie kosztów w działalności lekarskiej

Koszty ponoszone przez lekarzy można w dużym stopniu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Obejmują one zarówno wydatki na wynajem gabinetu, zakup sprzętu medycznego i materiałów eksploatacyjnych, jak i koszty szkoleń, kursów doskonalących czy systemu specjalistycznego. Istotne jest, aby każda faktura była odpowiednio zarchiwizowana i opisana, co pozwala uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

Warto jednocześnie zaznaczyć, iż w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego lekarz nie ma możliwości odliczania kosztów – opodatkowaniu podlega cały przychód. Z kolei osoby rozliczające się w ramach KPiR lub pełnej księgowości mogą rozliczać 100% kosztów, co znacząco wpływa na efektywność podatkową.

VAT i zwolnienia przedmiotowe

Jednym z częstszych dylematów lekarzy jest kwestia podatku VAT. Co do zasady, usługi medyczne służące profilaktyce, diagnozie i leczeniu są zwolnione z VAT na podstawie klasyfikacji PKWiU ex 86. Jednak w sytuacji, gdy lekarz prowadzi działalność wykraczającą poza stricte medyczną – np. sprzedaje wyroby medyczne lub środki pomocnicze (takie jak refundowane opatrunki czy środki diagnostyczne) – część działalności może podlegać opodatkowaniu stawką 8% lub 23% VAT.

W takich przypadkach niezbędna jest rejestracja jako podatnik VAT – obowiązek zgłoszenia formularza VAT-R powstaje po przekroczeniu limitu obrotów w wysokości 200 000 zł rocznie. Niezgłoszenie działalności we adekwatnym czasie może skutkować sankcjami podatkowymi i koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Księgowość samodzielna czy zewnętrzna?

Wielu lekarzy – szczególnie tych rozpoczynających praktykę – zastanawia się, czy mogą prowadzić księgowość samodzielnie. W praktyce jest to możliwe, jednak wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale i bieżącego śledzenia zmian w prawie. Dla lekarzy, którzy chcą skoncentrować się na praktyce medycznej, lepszym wyborem może być powierzenie księgowości wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu.

Księgowość dla lekarzy prowadzi BR Progres. Biuro specjalizuje się w obsłudze podmiotów medycznych, oferując nie tylko prowadzenie ksiąg, ale też doradztwo podatkowe oraz wsparcie przy rozliczeniach z NFZ i ZUS. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://br-progres.pl/ksiegowosc-dla-lekarzy/.

BR Progres

Znaczenie automatyzacji i narzędzi cyfrowych

Współczesna księgowość nie ogranicza się jedynie do manualnego wprowadzania danych. Coraz więcej gabinetów lekarskich korzysta z nowoczesnych systemów, które integrują ewidencję księgową z dokumentacją medyczną i systemami rejestracji wizyt. Takie rozwiązania pozwalają nie tylko zaoszczędzić czas, ale również minimalizują ryzyko błędów wynikających z manualnej obsługi danych.

Lekarze mogą korzystać z dedykowanych platform, które automatycznie generują raporty podatkowe, przypominają o terminach płatności i przesyłają dane bezpośrednio do biura rachunkowego. Dobrze dobrany system może stać się realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu praktyką lekarską.

źródło: materiał partnera, artykuł sponsorowany