Tych dokumentów może zażądać pracodawca. Rewolucja od marca

Od marca 2025 roku polscy rodzice wcześniaków zyskają nowe uprawnienie w postaci uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt zmian w rozporządzeniu, które określa dokumenty niezbędne do skorzystania z tego prawa. Rodzice będą mogli skorzystać z dodatkowego wsparcia pod warunkiem dopełnienia odpowiednich formalności.

Fot. Warszawa w Pigułce

Nowe uprawnienie dla rodziców wcześniaków

Od 19 marca 2025 roku wchodzi w życie przepis wprowadzający uzupełniający urlop macierzyński, który został zaprojektowany specjalnie dla rodziców dzieci urodzonych przedwcześnie. Aby rodzice mogli w pełni korzystać z tego uprawnienia, konieczne stało się dostosowanie przepisów dotyczących dokumentacji i informacji wymaganych do przyznania oraz wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługiwać będzie zasiłek macierzyński w wysokości 100 procent podstawy wymiaru. Projektowane przez resort zmiany mają umożliwić płatnikom składek prawidłowe dokumentowanie prawa do tego świadczenia, a płatnikom zasiłku – jego przyznanie i wypłatę za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Dokumenty wymagane do otrzymania zasiłku

Ministerstwo szczegółowo określiło dokumenty, które będą niezbędne do ustalenia prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres wprowadzanego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Lista obejmuje:

• Wniosek złożony płatnikowi zasiłku przez ubezpieczoną matkę dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka – może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to ubezpieczonych, którzy nie są pracownikami.
• Oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z zasiłku przez drugiego rodzica dziecka – dokument ten potwierdza, iż tylko jeden z rodziców będzie korzystał z nowego uprawnienia.
• Zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego – dokument ten jest wymagany w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
• Zaświadczenie wydane przez szpital – najważniejszy dokument zawierający informacje o okresie pobytu dziecka w placówce medycznej oraz szczegóły dotyczące tygodnia ciąży, w którym urodziło się dziecko, a także dane o masie urodzeniowej.

Warto podkreślić, iż wniosek o zasiłek za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego musi być złożony do płatnika zasiłku przez ubezpieczonych niebędących pracownikami przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku. Dodatkowo wniosek będzie zawierał informacje o terminie zakończenia urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Szczegółowe wymagania dotyczące zaświadczenia szpitalnego

Zaświadczenie wydawane przez szpital będzie zawierało precyzyjne informacje, których zakres zależy od okoliczności narodzin dziecka:

• W przypadku urodzenia dziecka przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g – zaświadczenie musi zawierać informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu, tygodniu ciąży w momencie porodu oraz masie urodzeniowej.
• W przypadku urodzenia dziecka po ukończeniu 28. tygodnia ciąży, a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową większą niż 1000 g – zaświadczenie również musi zawierać wszystkie powyższe informacje.

Natomiast w razie urodzenia dziecka po ukończonym 37. tygodniu ciąży, określenie masy dziecka w zaświadczeniu nie będzie konieczne.

Dodatkowe dokumenty w szczególnych przypadkach

W sytuacji, gdy zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego poprzedzający okres objęty wnioskiem będzie pobierany przez drugiego z rodziców dziecka, oprócz już wskazanych dokumentów, niezbędne będą dodatkowo:

• Zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka.
• Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka.
• W przypadku przyjęcia dziecka na wychowanie, wymagane będą dokumenty potwierdzające ten fakt, takie jak oświadczenie ubezpieczonego o przyjęciu dziecka na wychowanie wraz z kopią wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub zaświadczenie sądu opiekuńczego.
• W przypadku rodzin zastępczych niezbędne będzie prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej albo umowa cywilnoprawna zawarta między rodziną zastępczą a starostą, wraz z dokumentem potwierdzającym wiek dziecka.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wiąże się również z koniecznością aktualizacji przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Resort pracy przygotował już w styczniu 2025 roku projekt rozporządzenia wprowadzającego zmiany w rozporządzeniu z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z planowanymi zmianami, w części B akt osobowych pracownika będzie należało przechowywać dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownicę lub pracownika-ojca z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Katalog oświadczeń i dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika zostanie poszerzony o pozycję dotyczącą właśnie tego nowego uprawnienia.

Zmiany te mają na celu zapewnienie odpowiedniej dokumentacji dla pracodawców i instytucji ubezpieczeniowych, co umożliwi sprawne przyznawanie i realizację nowego uprawnienia przysługującego rodzicom wcześniaków.