Zakończono audyty w trzech miejskich jednostkach

W Gdyni zakończyły się audyty zewnętrze trzech miejskich jednostek: Laboratorium Innowacji Społecznych, Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych oraz Gdyńskiego Centrum Sportu. Kontrole trwały od sierpnia i zostały zlecone przez prezydent Aleksandrę Kosiorek firmie Eurolinks. Dotyczyły działalności jednostek budżetowych w latach 2021-2023.

Najpoważniejsze zastrzeżenia audytorów dotyczyły Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych. Stwierdzone nieprawidłowości poskutkowały odwołaniem dotychczasowej dyrektor. Do czasu ogłoszenia i rozstrzygnięcia konkursu na to stanowisko, pełnienie obowiązków dyrektora powierzono p. Marioli Jaks. Dodatkowo w jednostce zlecono audyt wewnętrzny, którego wynik potwierdził nieprawidłowości.

ZBiLK

W latach objętych audytem w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych stwierdzono zjawiska wpływające na kondycję finansową i zarządzanie. Należą do nich m.in. sięgający 47,5 mln zł poziom przeterminowanych należności, zawieranie umów o dzieło oraz zlecenia z członkami rodziny dyrekcji, a także brak kontroli czy audytu wewnętrznego od 1.01.2021 do 31.12.2023 r.

Jest to działanie nieakceptowalne w samorządzie, dla nas jest to nie do przyjęcia, aby taka sytuacja mogła mieć miejsce – mówi Łukasz Kobus, sekretarz Miasta i dyrektor Urzędu Miasta Gdyni. – Dział prawny będzie teraz analizował czy te nieprawidłowości stanowią naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub też stanowią jakieś elementy przestępcze i trzeba będzie również zgłosić do organów ścigania.

Ponadto audytorzy wskazali wysoki odsetek pustostanów, niewyznaczenie do 1.01.2024 r. osoby na szczeblu kierowniczym odpowiedzialnej za kierowanie procesem przetargowym i nadzorowanie pracowników stosujących procedurę, jak też znaczący wzrost nagród przyznanych wybranych członkom kierownictwa i specjalistom.

W ocenie audytora istotność stopnia niezgodności w obszarze trybu zawierania umów jest wysoka. Rekomendowano kontrolę w obszarze polityki premii i nagród, analizę możliwości windykacji należności oraz weryfikację zasad korzystania z samochodów służbowych.

LIS

Laboratorium Innowacji Społecznych jest jednostką, w której nie stwierdzono nadużyć w obszarach związanych z wydatkowaniem środków tj.: zamówieniami, premiami oraz nagrodami, wyjazdami służbowymi, szkoleniami, umowami o dzieło oraz zlecenie, jak również w obszarze wykorzystywania samochodów służbowych.

Kontrolujący podkreślili, iż działalność projektowa wpływa na zmiany w strukturze organizacyjnej. Tworzone oraz likwidowane są działy, adekwatnie do potrzeb. W ciągu analizowanych lat stan zatrudnienia uległ zmniejszeniu o blisko 43%, co odpowiada 38 osobom.

W LIS nie występują istotne ryzyka tj. identyfikacji obszarów, w których występują potencjalne nieprawidłowości związane m.in. z korupcją, konfliktami interesów czy niewłaściwym zarządzaniem. Usprawnień wymagają procesy przetargowe, jak rekomendowana zmiana procedur w zakresie „mikro” zakupów, tj. do około 1000 euro oraz zamówień kierowanych do osób stale współpracujących z LIS, lepsze szkolenie personelu, wdrożenie systemów kontroli wewnętrznej czy automatyzacja pewnych procesów.

W badanym okresie w LIS nie przeprowadzano żadnych kontroli lub audytów wewnętrznych. Kierujący jednostką nie dokonywali udokumentowanej walidacji procedury ponad wynikającą ze zmiany ustawy PZP. Nie zaobserwowano żadnych zapisów w zakresie szkoleń lub podnoszenia świadomości pracowników odnoszących się do postępowań o zamówienia publiczne, za wyjątkiem szkolenia w zakresie Umów w Zamówieniach Publicznych z 2021 r.

GCS

W Gdyńskim Centrum Sportu nie zaobserwowano nadużyć w obszarach związanych z wydatkowaniem środków, jak też wykorzystywaniem samochodów służbowych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zlecania umów pracowników lub ich rodzinom ani ryzyk związanych m.in. z korupcją, konfliktami interesów czy niewłaściwym zarządzaniem finansami publicznymi.

Audytorzy zarekomendowali przegląd procedur i usprawnienie procesów przetargowych. W badanym okresie nie przeprowadzono w jednostce kontroli czy audytu wewnętrznego w zakresie analizy trybu zawierania umów, a kierownictwo nie dokonywało udokumentowanej walidacji procedury ponad wynikającą ze zmiany ustawy PZP.

Zdaniem kontrolujących, ocena działalności GCS w latach 2021-2023 pokazuje, iż jednostka konsekwentnie koncentrowała się rozwoju infrastruktury sportowej czy organizacji wydarzeń sportowych i rekreacyjnych.

Dokumenty dostępne są w BIP.

Marcin Idczak
UM Gdynia