Zostały trzy tygodnie. PIP przypomina o ważnym obowiązku. Za jego zignorowanie pracodawca może słono zapłacić

30 września 2026 roku mija istotny termin dla pracodawców. Chodzi o zaległy urlop wypoczynkowy za 2025 rok. Państwowa Inspekcja Pracy właśnie przypomina o obowiązku wynikającym z Kodeksu pracy. Zlekceważenie przepisów może zostać potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, a maksymalna grzywna przewidziana przez Kodeks pracy sięga 30 tys. zł. Co ważne, pracownik nie traci niewykorzystanych dni urlopu wraz z końcem września.

Fot. Shutterstock

PIP właśnie przypomniała o terminie

Temat jest aktualny właśnie teraz. 4 września Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach opublikował komunikat przypominający pracodawcom o zbliżającym się terminie udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

Zasada wynika z art. 168 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, urlopu należy mu udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

W praktyce oznacza to, iż teraz chodzi o urlopy pozostałe z 2025 roku.

30 września jest kluczową datą

Co do zasady urlop powinien zostać wykorzystany w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Życie nie zawsze jednak pozwala zrealizować cały plan urlopowy. Powodem mogą być m.in. choroba pracownika, przesunięcie terminu czy inne okoliczności powodujące, iż część dni przechodzi na następny rok.

Nie oznacza to jednak, iż zaległy urlop może być odkładany bez końca.

Kodeks pracy wskazuje graniczną datę:

30 września następnego roku.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla przy tym, iż zasada z art. 168 nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może po prostu powiedzieć: „wykorzystasz później”

To szczególnie ważne dla firm, w których zgromadziły się większe zaległości urlopowe.

Prawo do wypoczynku jest jednym z podstawowych praw pracownika. Pracodawca ma obowiązek organizować pracę w taki sposób, aby urlop mógł zostać wykorzystany zgodnie z przepisami.

PIP wskazuje, iż nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

I tutaj zaczynają się poważne konsekwencje finansowe.

Kara może sięgnąć 30 tys. zł

Kodeks pracy przewiduje za naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych grzywnę od 1000 do 30 000 zł.

Nie oznacza to oczywiście, iż każdy pracodawca, który ma w firmie pracownika z zaległym urlopem, automatycznie zapłaci 30 tys. zł.

To górna granica przewidzianej grzywny, a odpowiedzialność zależy od konkretnej sytuacji.

Nie warto jednak traktować 30 września jako orientacyjnej daty w firmowym kalendarzu. Obowiązek wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy.

Czy pracownik musi wykorzystać cały urlop do 30 września?

Tu znajduje się bardzo istotny szczegół.

W orzecznictwie przyjmuje się, iż dla zachowania terminu z art. 168 Kodeksu pracy wystarczy rozpoczęcie korzystania z zaległego urlopu najpóźniej 30 września. Takie stanowisko wskazuje również Państwowa Inspekcja Pracy w swoich materiałach dotyczących zaległych urlopów.

Przykładowo: o ile pracownik ma dłuższy zaległy urlop i rozpocznie go 30 września, jego zakończenie może przypadać już w październiku.

To istotne dla pracodawców, którym zostało kilka czasu w uporządkowanie zaległości.

Czy 1 października niewykorzystany urlop przepada?

Nie.

To jeden z najczęściej powtarzanych mitów.

Przekroczenie przez pracodawcę terminu przewidzianego w art. 168 Kodeksu pracy nie powoduje automatycznego skasowania pracownikowi zaległych dni urlopowych.

Roszczenia ze stosunku pracy podlegają zasadniczo trzyletniemu terminowi przedawnienia. PIP wskazuje, iż dotyczy to również roszczenia o zaległy urlop wypoczynkowy.

30 września jest więc przede wszystkim terminem dotyczącym obowiązku udzielenia urlopu przez pracodawcę, a nie datą, po której pracownik nagle traci swoje dni wolne.

Nie można zamienić urlopu na pieniądze, bo tak jest wygodniej

Jest jeszcze jedna pułapka.

Pracodawca i pracownik nie mogą po prostu umówić się, iż zamiast zaległych dni wolnych firma wypłaci pieniądze i problem zostanie rozwiązany.

Kodeks pracy przewiduje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przede wszystkim wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Dopóki zatrudnienie trwa, podstawową zasadą pozostaje wykorzystanie urlopu w naturze, czyli rzeczywisty odpoczynek od pracy.

Pracownik również nie może zrzec się urlopu

Kodeks pracy stanowi wprost:

pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

To oznacza, iż choćby deklaracja pracownika, iż nie potrzebuje wolnego i woli pracować, nie zwalnia pracodawcy z przestrzegania przepisów dotyczących urlopu wypoczynkowego.

Dlatego odpowiedzialność za prawidłową organizację urlopów nie może zostać całkowicie przerzucona na zatrudnionego.

Firmom zostały tylko trzy tygodnie

Dziś jest 8 września. Do końca miesiąca pozostały więc zaledwie trzy tygodnie.

Dla pracodawców to ostatni moment na sprawdzenie ewidencji urlopowej i ustalenie, czy pracownicy posiadają jeszcze niewykorzystane dni z 2025 roku.

Szczególną uwagę powinny zwrócić firmy, w których pracownicy od dawna przekładają wypoczynek albo w których zaległości urlopowe narastały przez wiele miesięcy.

30 września nie jest bowiem wewnętrznym terminem kadrowym. Wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy, a PIP właśnie o nim przypomina.