2 godzin temu
Koszty dojazdu do pracy i delegacji mogą mocno obciążać domowy budżet, ale w wielu przypadkach pracownik ma prawo odzyskać część wydanych pieniędzy. Przepisy przewidują zarówno obowiązkowy zwrot kosztów w określonych sytuacjach, jak i ulgi podatkowe, z których można skorzystać bez zgody pracodawcy.
Fot. Shutterstock
Zwrot kosztów dojazdu do pracy i delegacji. Poradnik dla pracowników
Dojazdy do pracy to dla wielu osób stały i coraz droższy element codziennych wydatków. Choć w powszechnym przekonaniu pracodawca nie musi ich refundować, prawo przewiduje kilka wyjątków oraz mechanizmy, dzięki którym pracownik może odzyskać część pieniędzy. Sprawdź, kiedy przysługuje zwrot kosztów, a kiedy możesz skorzystać z ulgi podatkowej.
Kiedy pracodawca musi zwrócić koszty dojazdu
Co do zasady dojazd do stałego miejsca pracy obciąża pracownika. Są jednak sytuacje, w których zwrot jest obowiązkowy.
Zwrot kosztów przysługuje, gdy pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy, czyli jest w delegacji. W takim przypadku dojazd nie jest już prywatnym kosztem pracownika, ale elementem realizacji obowiązków służbowych.
Obowiązek zwrotu dotyczy także części pracowników sektora publicznego, w tym administracji rządowej, samorządowej oraz służby cywilnej, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią.
Trzecim przypadkiem są zapisy wewnętrzne. jeżeli zwrot kosztów dojazdu został wpisany do umowy o pracę, regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego, pracodawca musi się z nich wywiązać.
Zwrot kosztów dojazdu a ulga podatkowa
Nawet jeżeli pracodawca nie refunduje dojazdów, pracownik może skorzystać z kosztów uzyskania przychodu. To rozwiązanie podatkowe, które obniża podstawę opodatkowania.
Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i formy zatrudnienia. Pracownik mieszkający i pracujący w tej samej miejscowości może rozliczyć 250 zł miesięcznie. Osoba dojeżdżająca z innej miejscowości i zatrudniona na jednej umowie o pracę – 300 zł miesięcznie. jeżeli ktoś pracuje na dwóch umowach i dojeżdża spoza miejsca zamieszkania, limit wynosi 450 zł miesięcznie.
Aby skorzystać z wyższych kosztów, konieczne jest spełnienie warunków formalnych, w tym udokumentowanie miejsca zamieszkania oraz faktu dojazdów.
Podróż służbowa – co przysługuje pracownikowi
Podróż służbowa to wykonywanie zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy. W takim przypadku zwrot kosztów jest obowiązkowy.
Pracodawca powinien pokryć koszty przejazdu wskazanym środkiem transportu, dojazdów komunikacją miejską, noclegu oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, uznanych za zasadne.
Dodatkowo pracownikowi przysługuje dieta delegacyjna. Minimalna stawka wynosi 45 zł za dobę podróży krajowej, choć pracodawca może ustalić wyższą kwotę.
Jak liczyć dietę w delegacji krajowej
Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży. jeżeli delegacja trwa krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. Przy czasie od 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje połowę diety. Gdy podróż przekracza 12 godzin, przysługuje pełna dieta.
W przypadku wyjazdów zagranicznych dieta jest naliczana proporcjonalnie do czasu trwania podróży. Do 8 godzin przysługuje jedna trzecia diety, od 8 do 12 godzin – połowa, a powyżej 12 godzin – pełna stawka, zależna od kraju docelowego.
Co warto sprawdzić przed wyjazdem lub rozliczeniem
Przed delegacją warto upewnić się, jaki środek transportu został wskazany przez pracodawcę i jakie dokumenty będą wymagane do rozliczenia. Przy dojazdach do pracy dobrze sprawdzić zapisy umowy oraz regulaminu wynagradzania, bo to one często decydują o możliwości zwrotu kosztów.
Choć zwrot za codzienne dojazdy nie jest standardem, obowiązujące przepisy dają pracownikom konkretne narzędzia do odzyskania części pieniędzy. W wielu przypadkach to realna ulga dla domowego budżetu, z której warto świadomie korzystać.
