49 minut temu
Zostały zaledwie trzy tygodnie. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina pracodawcom o ważnym terminie przypadającym na 30 września 2026 roku. Chodzi o niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku. Pracodawca nie może po prostu przesuwać go w nieskończoność, a naruszenie przepisów może zostać potraktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W grę wchodzi grzywna sięgająca 30 tys. zł.
Fot. Warszawa w PigułcePIP właśnie przypomniała o terminie
Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach opublikował 4 września 2026 roku komunikat skierowany do pracodawców.
Powód jest bardzo konkretny.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego, którego pracownik nie wykorzystał w terminie, należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
W praktyce oznacza to, że:
urlop należny za 2025 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
I właśnie dlatego wrzesień jest kluczowym miesiącem zarówno dla pracowników, jak i działów kadr.
Masz urlop z 2025 roku? Pracodawca nie może go ignorować
Zasada jest prosta: urlop powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Życie wygląda jednak inaczej. Choroba, urlop macierzyński, sytuacja w firmie czy inne okoliczności mogą sprawić, iż część dni przechodzi na następny rok.
Wtedy powstaje urlop zaległy.
PIP podaje wprost przykład: urlop, do którego pracownik nabył prawo w 2025 roku, powinien zostać udzielony najpóźniej 30 września 2026 roku.
I tutaj pojawia się bardzo istotny szczegół
Przepisy mówią o udzieleniu urlopu do 30 września, a nie koniecznie o wykorzystaniu wszystkich jego dni przed północą tego dnia.
W orzecznictwie przyjmuje się, iż termin zostaje zachowany, o ile pracownik rozpocznie zaległy urlop najpóźniej 30 września, choćby jeżeli część urlopu przypadnie już na październik.
To szczegół, który może mieć duże znaczenie dla osób posiadających więcej zaległych dni.
Pracownik nie może powiedzieć: „wolę pieniądze”
Tutaj też funkcjonuje popularny mit.
Zaległego urlopu co do zasady nie można po prostu zamienić na dodatkową wypłatę i dalej pracować.
PIP przypomina, iż urlop powinien przede wszystkim zostać udzielony w naturze, czyli jako czas wolny od pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest co do zasady związany z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Pracownik nie może również zrzec się urlopu
Nawet o ile pracownik sam stwierdzi, iż nie chce korzystać z zaległych dni, nie powoduje to wygaśnięcia prawa do urlopu.
PIP podkreśla:
pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.
Nie może również odmówić wykorzystania urlopu, o ile został on udzielony zgodnie z obowiązującymi przepisami.
To oznacza, iż pracodawca nie powinien traktować deklaracji pracownika „nie potrzebuję wolnego” jako sposobu na rozwiązanie problemu zaległego urlopu.
Po 30 września może pojawić się poważny problem
I tutaj dochodzimy do konsekwencji.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, iż nieudzielenie zaległego urlopu w ustawowym terminie – poza sytuacjami przewidzianymi w Kodeksie pracy, takimi jak np. choroba uniemożliwiająca jego wykorzystanie – może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
A sankcja nie jest symboliczna.
Grzywna może wynosić od 1000 do choćby 30 000 zł.
Nie oznacza to oczywiście, iż każdy pracodawca automatycznie 1 października otrzyma 30 tys. zł kary.
To ustawowy przedział grzywny, a konkretne konsekwencje zależą od okoliczności danego przypadku.
Czy po 30 września urlop przepada?
Nie.
To jedna z najważniejszych informacji dla pracowników.
Przekroczenie terminu przez pracodawcę nie powoduje automatycznego skasowania niewykorzystanych dni urlopu.
Prawo pracownika przez cały czas istnieje.
PIP wyjaśnia, iż roszczenie o udzielenie niewykorzystanego urlopu przedawnia się co do zasady po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne.
Nie należy więc interpretować daty 30 września jako dnia, w którym niewykorzystane dni nagle znikają z konta urlopowego.
To termin nałożony przede wszystkim na pracodawcę.
Zaległy urlop przed bieżącym
Inspekcja zwraca uwagę również na stanowisko Sądu Najwyższego.
W wyroku z 9 maja 2013 roku Sąd Najwyższy wskazał, iż zaległego urlopu należy udzielać przed bieżącym urlopem wypoczynkowym.
Dla pracownika posiadającego jednocześnie dni z 2025 i 2026 roku może mieć to istotne znaczenie przy rozliczaniu puli urlopowej.
PIP już nagłaśnia sprawę
To nie jest temat wyciągnięty ze starego przepisu.
Państwowa Inspekcja Pracy właśnie teraz ponownie go nagłaśnia. W najnowszym, wrześniowym numerze magazynu „Inspektor Pracy” jednym z głównych tematów jest zaległy urlop pod hasłem „Najwyższy czas na wolne. Zaległy urlop wypoczynkowy nie może poczekać”.
Do tego 4 września OIP w Katowicach opublikował osobne przypomnienie o terminie 30 września.
Pracownik może zwrócić się do PIP
Jeżeli pracodawca mimo upływu ustawowego terminu nie udziela zaległego urlopu, PIP wskazuje, iż pracownik może najpierw próbować wyjaśnić sytuację z pracodawcą lub działem kadr.
Jeżeli to nie przyniesie rezultatu, może skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy.
30 września to data, którą warto zapamiętać
Dla pracowników posiadających niewykorzystany urlop z 2025 roku najbliższe tygodnie są więc szczególnie istotne.
30 września 2026 roku mija ustawowy termin jego udzielenia.
Pracownik nie traci automatycznie urlopu po tej dacie, ale pracodawca, który bez podstawy prawnej nie udzielił go w terminie, może narazić się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
A grzywna może wynosić od 1000 do 30 000 zł.
