Faktura poza KSeF a VAT. Fiskus rozwiewa wątpliwości

Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem Krajowego Systemu e-Faktur coraz częściej zastanawiają się, czy faktury otrzymane poza KSeF przez cały czas dają prawo do odliczenia VAT. Fiskus potwierdza, iż decydujące znaczenie ma faktyczne dokonanie transakcji i związek zakupu z działalnością opodatkowaną, a nie sama forma wystawienia faktury.

Fot. Pixabay

Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF? Fiskus wyjaśnia wątpliwości

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy coraz częściej pytają, co z fakturami otrzymanymi poza systemem. Choć od 1 kwietnia 2026 r. większość podatników VAT będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w praktyce w obrocie przez cały czas mogą pojawiać się faktury papierowe lub elektroniczne wystawione poza KSeF. najważniejsze pytanie brzmi: czy z takich dokumentów można odliczyć VAT?

Faktury poza KSeF przez cały czas będą funkcjonować

Ustawodawca przewidział sytuacje, w których faktury mogą być wystawiane poza KSeF choćby po wejściu w życie obowiązku systemowego. Dotyczy to m.in. podatników niemających siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, trybu awaryjnego (offline), a także innych wyjątków określonych w ustawie o VAT.

W praktyce oznacza to, iż przedsiębiorcy mogą otrzymać faktury poza KSeF również w przypadkach, gdy sprzedawca powinien był wystawić je w systemie, ale tego nie zrobił. Powstaje więc wątpliwość, czy taki dokument daje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Prawo do odliczenia VAT – decyduje transakcja, nie forma faktury

Zgodnie z ustawą o VAT podstawowym warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z czynnościami opodatkowanymi. najważniejsze znaczenie ma to, czy transakcja faktycznie miała miejsce oraz czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT.

Aktualna linia interpretacyjna organów podatkowych potwierdza, iż faktura wystawiona poza KSeF – choćby niezgodnie z obowiązkiem stosowania systemu – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT. Podatnik nie ma obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca prawidłowo zastosował KSeF. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów w tym zakresie spoczywa wyłącznie na wystawcy faktury.

Stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych wskazuje jednoznacznie, iż brak wystawienia faktury w KSeF nie oznacza automatycznie, iż dokument traci moc dowodową. o ile faktura spełnia wymogi formalne i materialne, dokumentuje rzeczywistą transakcję oraz dotyczy zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Co istotne, sankcje za pominięcie KSeF lub nieprawidłowe wystawienie faktury dotyczą sprzedawcy, a nie nabywcy.

Odliczenie pełne lub częściowe

Jeżeli zakupy udokumentowane fakturą poza KSeF są wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych, podatnik może odliczyć VAT w pełnej wysokości. W przypadku zakupów służących zarówno czynnościom opodatkowanym, jak i zwolnionym, odliczenie następuje proporcjonalnie, na zasadach ogólnych.

Dla podatników VAT oznacza to większe bezpieczeństwo w okresie przejściowym związanym z wdrażaniem KSeF. Otrzymanie faktury poza systemem nie powoduje automatycznej utraty prawa do odliczenia podatku, o ile spełnione są podstawowe warunki wynikające z ustawy o VAT.

Artykuł został przygotowany na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz rzetelnych źródeł branżowych. Akty prawne omawiane w tekście:

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
  (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775), w szczególności art. 86 ust. 1 oraz art. 90 ust. 1–2

• Art. 106ga i art. 106nf ustawy o VAT – wyjątki od obowiązku stosowania KSeF

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2025 r.
  nr 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) – przepisy wykonawcze do ustawy o VAT