1 tydzień temu
Systemy ERP to bez wątpienia jedno z tych rozwiązań, które w kompleksowy sposób ułatwia funkcjonowanie większej firmy w każdej branży. Optymalizacja procesów, oszczędność czasu, redukcja kosztów i ułatwiony przepływ informacji. Pozostaje pytanie – jak wybrać najlepszy system ERP? Sprawdźmy, nad którymi elementami warto się pochylić przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Zakres funkcjonalny systemu ERP
Zacznijmy od zakresu funkcji, jakim ma dysponować nasz system ERP. Nowoczesne rozwiązania są w stanie w kompleksowy sposób zintegrować każdy obszar działalności firmy, spośród których najczęściej wybiera się następujące moduły:
- Finanse i księgowość;
- Magazyn;
- Sprzedaż i relacje z klientami;
- Kadry i płace;
- Produkcja;
- Łańcuch dostaw;
- Zarządzanie dostępnością pracowników.
To tylko przykład tego, jak bardzo ERP może zostać rozbudowany i pokryć wszystkie potrzeby firmy. Oczywiście im więcej modułów zdecydujemy się zaimplementować w swojej firmie, tym kosztowniejsza okaże się inwestycja. Idąc w duchu optymalizacji kosztowej, warto na samym początku przeanalizować słabe strony swojej firmy i jej organizacji pracy, a następnie zweryfikować, które moduły ERP są w stanie zaadresować biznesowe potrzeby. W taki sposób uda nam się wybrać rozwiązanie, które ułatwi nam zarządzanie zasobami i firmą w taki sposób, jaki oczekujemy.
System gotowy czy dopasowany do specyficznych potrzeb biznesu?
System ERP, w zależności od naszych potrzeb może przybrać formę gotowego systemu w modelu „Ready to use” lub dedykowanego rozwiązania, zaprojektowanego pod nasze specyficzne potrzeby. Ten dylemat również warto rozstrzygnąć na samym początku, analizując charakter procesów biznesowych i porównując je do innych firm z branży. Gotowe, tańsze systemy ERP są idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, w których model działania jest standardowy. W tej sytuacji zakupione rozwiązanie będzie łatwe do wdrożenia i wykorzystania w praktyce.
Niektóre branże jednak nie mogą polegać na takich predefiniowanych rozwiązaniach. Specyfika procesów biznesowych czy produkcyjnych nie znajduje zastosowania w gotowych ofertach oprogramowania. Nic jednak straconego. Alternatywa to system ERP zaprojektowany indywidualnie pod nasze potrzeby, z uwzględnieniem całej specyfiki organizacji. Taki system bardzo często pozostawia furtkę do dalszej rozbudowy na wypadek skalowania działalności, czym zainteresowane mogą być wszystkie firmy, bez względu na zakres działania.
Łatwość obsługi i wsparcie techniczne
Oprogramowanie ERP to z założenia bardzo zaawansowane rozwiązanie IT, którego celem jest usprawnienie procesów realizowanych przez przedsiębiorstwo. Z jednej strony od ERP oczekujemy integracji pracy wielu działów, zaawansowanego modułu analityki i raportowania, być może także funkcji opartych na technologii ML i AI. Ale jak to wszystko się ma do łatwości obsługi?
Dobry ERP to system, który przy całej swojej złożoności powinien być narzędziem intuicyjnym i łatwym w obsłudze. W końcu to rozwiązanie, które każdego dnia będzie towarzyszyć w pracy osobom z różnych działów, mających różne kompetencje i doświadczenie w obsłudze takich programów. Im mniej czasu potrzebnego na szkolenie i naukę obsługi, tym szybciej będziemy mogli swobodnie wykorzystać cały potencjał rozwiązania, a przecież o to nam chodzi.
Warto również wspomnieć o wsparciu technicznym dostawcy. To ważne, by zapewnić sobie komfort wynikający z możliwości zgłoszenia każdej usterki, którą odpowiedni specjaliści zewnętrzni zajmą się niezwłocznie. Dzięki temu możemy być pewni niezawodności ERP i pomocy, która zawsze będzie oddana do naszej dyspozycji.
Wdrożenie ERP w firmie
Na samym końcu warto skoncentrować się na samym procesie wdrożenia ERP w firmie. W przypadku gotowych rozwiązań liczących niewielką liczbę modułów, wdrożenie ERP, włączając w to szkolenie pracowników i dopięcie wszystkiego na ostatni guzik trwa do trzech dni roboczych. Im więcej funkcjonalności pokryje system, tym bardziej złożony proces, nie mówiąc już o sytuacji, w której wdrażany jest system zaprojektowany pod specyficzne wymagania klienta.
W tej, ale również każdej innej sytuacji warto zadbać o odpowiedni zespół wdrożeniowy, który posiada doświadczenie i kompetencje, a także znajomość branży ułatwiającą praktyczne włączenie narzędzia do istniejących już procesów. Profesjonalny zespół wdrożeniowy to gwarancja szybkiej implementacji rozwiązania i minimalizacja potencjalnych problemów początkowych – to wszystko zapewni nam korzyści już od pierwszego dnia, w którym system ERP będzie działał w firmie.
