Jak zarządzać zadaniami?

• Istotny element w codziennym zarządzaniu zadaniami stanowi lista „to do” – wypisuj na niej wszystkie obowiązki danego dnia, a po wykonaniu jednego z nich od razu odhaczaj go jako zrealizowany.
• Pomocna może być również priorytetyzacja zadań – określając stopień ważności poszczególnych obowiązków, warto skorzystać z metody Eisenhowera.
• Zarządzanie zadaniami mogą wspierać ponadto dostępne online narzędzia takie jak Trello czy Todoist.
• Jeżeli istnieje możliwość, warto oddelegować mniej istotne zadania innym.

Sporządź szczegółową listę zadań

Jeśli chcesz skutecznie zarządzać zadaniami, każdego dnia powinna towarzyszyć Ci szczegółowa lista „to do”. Wypisz na niej wszystkie najważniejsze obowiązki – choćby te najdrobniejsze. Do stworzenia listy możesz użyć tradycyjnego kalendarza lub notatnika. jeżeli natomiast preferujesz cyfrowe rozwiązania, wprowadź wszystkie obowiązki np. do kalendarza Google lub zainstaluj aplikację typu Todoist. Każdego dnia rano poświęć 15 minut na zaplanowanie następnych 24 godzin – możesz również planować następny dzień wieczorem lub pod koniec pracy. Ważne, abyś postępował zgodnie z dokładną listą – zyskasz wówczas pewność, iż nie zapomnisz o żadnym zadaniu i łatwiej ustalisz, które z nich należy wykonać jako pierwsze.

Szukasz zatrudnienia na stanowisku head, np. jako dyrektor IT czy dyrektor ds. inżynierii? Sprawdź oferty pracy w sieci.

Podziel zadania pod względem ich ważności

Kiedy już wypiszesz wszystkie zadania do zrobienia w jednym miejscu, zastanów się nad tym, które z nich są najbardziej priorytetowe, a które nie wymagają „świeżej głowy” i mogą zostać wykonane nieco później. Dzięki temu w pierwszej kolejności skupisz się na najistotniejszych taskach i w połowie dnia będziesz mógł „odhaczyć” najważniejsze zadania na liście jako zrealizowane. W hierarchizacji zadań do wykonania może pomóc Ci m.in. zasada Eisenhowera, nazywana inaczej macierzą Eisenhowera. Zgodnie z tą metodą zadania powinny zostać podzielone na:

• ważne i pilne;
• ważne, ale niepilne;
• pilne, ale nieważne;
• ani ważne, ani pilne.

W pierwszej kolejności należy skupić się na tych obowiązkach, które określiłeś jako „ważne i pilne”. Zadania ważne, ale niepilne możesz wykonać po tych kluczowych, z kolei taski pilne, ale nieważne możesz śmiało oddelegować – o ile masz taką możliwość. Zadania, które zakwalifikowałeś jako „ani ważne, ani pilne” mogą zostać całkowicie wykreślone z listy – skoro trafiły do tej kategorii, prawdopodobnie nie muszą być wykonane danego dnia. Taki podział znacznie ułatwi Ci zarządzanie codziennymi obowiązkami i sprawi, iż praca stanie się nie tylko bardziej efektywna, ale również spokojniejsza.

Jako tester pracy szukaj online – na portalach z ogłoszeniami rekrutacyjnymi dla specjalistów IT, np. theprotocol.it.

Wykorzystaj pomocne narzędzia

W skutecznym zarządzaniu zadaniami pomagają również specjalne narzędzia, np. do organizacji czasu pracy. Na rynku są ich w tej chwili dziesiątki – dzięki nim ustalisz najbardziej priorytetowe taski, podzielisz pracę na wygodne bloki i podejdziesz do zleconych zadań z większym spokojem. Pomocne narzędzie stanowi m.in. aplikacja Trello, która dzięki przyjaznemu układowi w formie tablic pozwoli Ci wygodnie śledzić postępy zadań w jednym miejscu. Program ten sprawdza się również w przypadku projektów realizowanych przez wiele osób jednocześnie.

Jeśli poszukujesz narzędzi przydatnych podczas wytwarzania oprogramowania, dobrym wyborem okaże się m.in. Azure DevOps.

Podsumowanie

Zarządzanie zadaniami w codziennej pracy może stanowić wyzwanie – warto zatem wspomóc się odpowiednimi narzędziami i metodami. Pomocne mogą się okazać wszelkiego typu listy „to do”, kalendarze czy narzędzia do organizacji tasków takie jak Trello. Organizując zadania, warto dzielić je również pod względem ważności, opierając się np. na zasadzie Eisenhowera.