Powody przedłużenia czasu wykonywania umowy mogą być bardzo różne i generalnie można je podzielić na te, które leżą po stronie inwestora np. nieprzekazanie dokumentów niezbędnych do realizacji umowy czy opóźnione przekazanie terenu budowy, i te, które leżą po stronie wykonawcy np. nienależyta organizacja pracy. Nieterminowe wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego zwykle jest sankcjonowane karą umowną, która przede wszystkim pełni funkcję zryczałtowanego odszkodowania. Natomiast droga dochodzenia przez wykonawcę roszczeń związanych z przedłużonym czasem wykonywania umowy jest znacznie dłuższa. Nie wystarczy bowiem tylko zwykła obrona przed nałożoną karą.
W praktyce mogą powstać i z reguły powstają w takim przypadku dodatkowe koszty związane z nadzorowaniem procesu inwestycyjnego w przedłużonym czasie na ukończenie. Mogą też powstać dodatkowe koszty pośrednie. Koszty pośrednie najprościej dzielimy na koszty ogólne budowy, czyli utrzymanie zaplecza konkretnej budowy, ochrona, najem biura, wynagrodzenie pracowników i kierownictwa budowy, ich telefony komórkowe, samochody służbowe, zużyte paliwo itp. Oddzielną kategorią kosztów pośrednich są koszty zarządu ponoszone na poziomie całego przedsiębiorstwa, a następnie według różnych metod alokowane do poszczególnych kontraktów, gdyż nie są one bezpośrednio przypisane do konkretnej budowy. Najczęściej wybierana jest metoda proporcjonalności, która polega na tym, iż sumuje się wartość wszystkich kontraktów realizowanych w pewnym okresie, ustala się proporcje dla danego kontraktu i te proporcje stosuje się do ogólnych kosztów zarządu ponoszonych w danym okresie, czy wartości robót realizowanych w okresie przedłużonym.
Przy kosztach pośrednich problematyczne zawsze będzie jednak ich wyliczenie i wykazanie związku przyczynowego w sposób potwierdzający, iż wykonawca nie poniósłby ich w danej wysokości, gdyby obowiązki przez zamawiającego były realizowane należycie. Trzeba bowiem pamiętać, iż naturalną dla zamawiającego linią obrony jest argumentacja odwołująca się do ogólnej definicji szkody, czyli referująca do straty i utraconych korzyści. Dlatego też w większości przypadków wyliczenie tych kosztów i tak będzie spoczywać na biegłym sądowym.
Nie wszystko jest czarno-białe, są też przyczyny problematyczne, które generują przedłużenie terminów realizacji, jak np. warunki atmosferyczne czy wydłużenie okresu uzyskiwania decyzji administracyjnych
Oczywiście koszty bezpośrednie takie jak: robocizna, materiał, sprzęt zidentyfikować jest dużo łatwiej. To najczęściej z ich powodu wykonanie zamówienia staje się droższe niż pierwotnie kalkulowano, co może być postrzegane jako bezpodstawne wzbogacenie zamawiającego. Te dodatkowe koszty stanowią szkodę wykonawcy, która powinna podlegać kompensacji, o ile wystąpiła przyczyna niewykonania zobowiązania, którą można przypisać zamawiającemu.
Pamiętać jednak należy, iż wybierając jako podstawę dochodzenia roszczeń powstałych w przedłużonym czasie na ukończenie bezpodstawne wzbogacenie, należy wykazać równość wartości wzbogacenia i wartości zubożenia, co nie będzie łatwe.
Ponadto nie wszystko jest czarno-białe, są też przyczyny problematyczne, które generują przedłużenie terminów realizacji, jak np. warunki atmosferyczne czy wydłużenie okresu uzyskiwania decyzji administracyjnych.
W tych też przypadkach co do zasady istnieje podstawa do uzasadnionych roszczeń wykonawcy, ponieważ wykonawca odpowiada na zasadzie winy. Standardem powinno być też, iż skoro robota jest świadczona w przedłużonym okresie wykonywania, to nie jest objęta umową. W praktyce zamawiający albo jest już doświadczony w prowadzeniu inwestycji, albo metodą „kopiuj-wklej” wprowadza do kontraktu regulacje dotyczące tego co się dzieje, o ile następuje przedłużenie czasu w ukończenie i w jaki sposób następuje wyliczenie powstałych w tym czasie kosztów. Najczęściej albo poprzez wskazanie metod ich wyliczenia, albo poprzez przyjęcie wysokości zryczałtowanej szkody. Dopiero gdy w umowie brak jest stosownych regulacji kompensaty rzeczywistych kosztów poniesionych w przedłużonym czasie wykonywania umowy na skutek okoliczności, za które jedna ze stron ponosi odpowiedzialność, to wówczas znajdzie zastosowanie podstawa kodeksowa odszkodowawcza.
Wykonawcy nie pozostaje nic innego, jak zarzucać zamawiającemu brak współdziałania z dłużnikiem w takim stopniu, iż nie pozwala dłużnikowi spełnić świadczenia, a przynajmniej utrudnia jego wykonanie
Najczęściej występującą sytuacją jest jednak wydłużenie czasu realizacji umowy z przyczyn zależnych od podmiotów trzecich – opóźnień gestorów sieci na etapie uzgodnień projektowych, opóźnień organów administracyjnych.
Przy tej podstawie wymaga wówczas zbadania czy doszło do zachowania wykonawcy niezgodnego z umową, czy występuje związek przyczynowy i jaka z tym się wiąże szkoda. jeżeli takie dodatkowe koszty wykonawcy wystąpiły, to jest on stroną zubożoną, a zamawiający stroną bezpodstawnie wzbogaconą.
Jeżeli więc do przedłużenia czasu w wykonanie umowy doszło z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron, to trzeba poddać analizie czy mamy do czynienia z możliwością zakwalifikowania takiego roszczenia pod przepisy z bezpodstawnego wzbogacenia. Wówczas jednak po wyliczeniu kosztów wynikających z przedłużenia czasu w wykonanie umowy musimy mieć stronę zubożoną i stroną wzbogaconą, przy czym zubożenie i wzbogacenie musi nastąpić w wyniku jednego zdarzenia. Czyli wystąpienie danego zdarzenia musi powodować adekwatne przesunięcia majątkowe po obu stronach kontraktu.
Na koniec należy dostrzec kłopotliwe przypadki, gdy przyczyny niedotrzymania terminu nie da się przypisać żadnej ze stron, nie jest jej winą, nie jest winą podwykonawców, innych osób itp. Wówczas raczej należałoby odwołać się do kontraktowych zasad rozkładu ryzyka
Na koniec należy dostrzec kłopotliwe przypadki, gdy przyczyny niedotrzymania terminu nie da się przypisać żadnej ze stron, nie jest jej winą, nie jest winą podwykonawców, innych osób itp. Wówczas raczej należałoby odwołać się do kontraktowych zasad rozkładu ryzyka.
Zastanawiając się nad wywiedzeniem roszczeń związanych z przedłużonym czasem wykonywania umowy nie można zapomnieć, iż na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego najważniejszy jest związek przyczynowy między zdarzeniem a szkodą, której strona nie poniosłaby, gdyby budowa była ukończona w terminie.
Tak więc jak wynika z powyższego, przepisy nie sprzyjają wykonawcy, zwłaszcza takiemu, na którego przerzucono wszelkie ryzyka realizacji umowy o roboty budowlane (nawet ryzyko opóźnień wywołanych brakiem zgody organów lub podmiotów trzecich), a w systemie zamówień publicznych jest to patologiczna praktyka zamawiających. To bardzo utrudnia ustalenie, iż to zamawiający nie wykonał czynności, bez której się nie da ukończyć robót, wywoływał opóźnienia albo zachowywał się niestarannie.
Wykonawcy nie pozostaje nic innego, jak zarzucać zamawiającemu brak współdziałania z dłużnikiem w takim stopniu, iż nie pozwala dłużnikowi spełnić świadczenia, a przynajmniej utrudnia jego wykonanie.
