Kogo i kiedy obejmie Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Zdjęcie: ksef 2026 zmiany firma

Biznes. Firma. KSeF 2026

Od lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla tysięcy firm w Polsce. Nowe przepisy wprowadzają jednolity, cyfrowy system fakturowania, który obejmie zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur. Zmiany będą wdrażane etapami, z uwzględnieniem wielkości przedsiębiorstw oraz osiąganych obrotów.

Kogo obejmie obowiązek KSeF od 1 lutego 2026 roku

Od 1 lutego 2026 roku z KSeF będą musiały korzystać największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł. To około 4 213 podmiotów gospodarczych. Obowiązek ten dotyczy nie tylko wystawiania faktur, ale również ich odbierania, co oznacza, iż wszystkie firmy uczestniczące w obrocie gospodarczym będą musiały być technicznie przygotowane na korzystanie z systemu.

KSeF dla pozostałych firm od kwietnia 2026 roku

Kolejny etap wdrożenia KSeF rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu obowiązek wystawiania e-faktur obejmie pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od branży czy formy prawnej działalności. Oznacza to praktycznie pełne objęcie rynku nowym systemem fakturowania.

Okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców

Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy. Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto, nie będą zobowiązane do korzystania z KSeF od kwietnia 2026 roku. Ich obowiązek rozpocznie się dopiero 1 stycznia 2027 roku, co ma ułatwić najmniejszym podmiotom dostosowanie się do nowych wymogów.

Krótszy termin zwrotu VAT dzięki KSeF

Jedną z istotnych zmian wynikających z wprowadzenia KSeF jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT. Po wejściu systemu w życie czas oczekiwania na zwrot podatku zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co może znacząco poprawić płynność finansową firm.

Faktury z kas fiskalnych i tryb offline24

Ustawa przewiduje możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących do końca 2026 roku. Dodatkowo na stałe wprowadzony zostanie tryb offline24, który umożliwia wystawienie faktury bez dostępu do internetu, na przykład w przypadku awarii sieci. Faktura taka będzie mogła zostać przesłana do systemu w ciągu 24 godzin.

Brak kar i uproszczenie obowiązków do końca 2026 roku

Do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za błędy związane z wdrażaniem KSeF. Przedsiębiorcy zyskają także na uproszczeniu codziennych obowiązków – zniknie konieczność drukowania faktur oraz manualnego wprowadzania danych do systemów księgowych. Wszystkie faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.

Uszczelnienie systemu podatkowego i wpływy do budżetu

Wprowadzenie KSeF ma istotnie wpłynąć na ograniczenie luki VAT. Szacuje się, iż w pełnym roku funkcjonowania systemu dodatkowe dochody budżetu państwa wyniosą około 1,8 mld zł. System ma przede wszystkim ograniczyć szarą i czarną strefę oraz poprawić uczciwą konkurencję na rynku.

Korzyści KSeF dla przedsiębiorców

Nowy system to nie tylko obowiązki, ale również wymierne korzyści dla firm. Najważniejsze z nich to zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, ujednolicenie procesu fakturowania oraz możliwość automatycznego księgowania dokumentów. Jednolita, ustrukturyzowana faktura ułatwi integrację z systemami finansowo-księgowymi.

Bezpieczeństwo danych i lepszy obieg dokumentów

Faktury przechowywane w KSeF będą bezpieczne i zawsze dostępne dla przedsiębiorcy. Dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione, co znacząco ograniczy ryzyko nadużyć czy zagubienia dokumentów. Centralne przechowywanie faktur usprawni również wewnętrzny obieg dokumentów w firmach.

KSeF jako krok w stronę cyfryzacji gospodarki

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z największych kroków w kierunku cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Choć zmiana wymaga przygotowania technicznego i organizacyjnego, w dłuższej perspektywie ma przynieść korzyści zarówno administracji skarbowej, jak i przedsiębiorcom.