Zdjęcie: Radca prawny Łukasz Kuczyński, specjalista problematyki kredytów frankowych, które wraz z rozwojem doktryny i orzecznictwa bada od lat. Foto: Lucas Netter

Erstellung von Urlaubsplänen

Der Arbeitgeber kann die Regel einführen, dass Urlaubsanträge rechtzeitig vor den beliebtesten Urlaubszeiten gestellt werden müssen. Auf diese Weise lassen sich die Urlaubstermine der einzelnen Mitarbeiter einfacher und gerechter verteilen. Darüber hinaus können die Pläne auch Halbjahres- oder sogar Quartalszeiträume umfassen.

Grundsätzlich gilt, dass Urlaubstage gemäß dem Urlaubsplan gewährt werden sollten und der Arbeitgeber verpflichtet ist, sich mit dem Arbeitnehmer über den Urlaubstermin zu einigen. Gelingt dies jedoch nicht, legt letztlich der Arbeitgeber den Urlaubstermin fest – wobei er sowohl die Anträge der Arbeitnehmer als auch die Notwendigkeit berücksichtigt, einen normalen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Beispiel: Oft sind Wochen mit Feiertagen, wie z. B. im Mai oder Juni, besonders beliebt für die Inanspruchnahme von Urlaub. Bei der Bewertung von Urlaubsanträgen – da nicht immer allen Personen, die in dieser Zeit frei haben möchten, Urlaub gewährt werden kann – ist es sinnvoll, den Grundsatz einer möglichst gleichmäßigen Verteilung der Urlaubstage anzuwenden. Das bedeutet, Situationen zu vermeiden, in denen dieselben Personen nur deshalb Urlaub in diesen Zeiträumen erhalten, weil sie ihren Antrag früher gestellt haben.

Wichtig: Wenn keine Urlaubspläne vorliegen, ist es möglich und sinnvoll, die Mitarbeiter zu bitten, ihre Anträge zu bestimmten Terminen einzureichen – z. B. vor den Sommerferien oder langen Wochenenden –, wenn sie in diesen Zeiträumen Urlaub nehmen möchten. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber, nicht nur die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter zu berücksichtigen, sondern auch die Urlaubstage fairer auf attraktive Termine zu verteilen.

Jahres-, Halbjahres-, Quartalspläne…

Die Vorschriften schreiben nicht vor, dass Urlaubspläne speziell für Jahreszeiträume erstellt werden müssen. Der Arbeitgeber kann die Regel einführen, Urlaubspläne für einen beliebigen Zeitraum festzulegen – z. B. für ein halbes Jahr oder ein Quartal. Kürzere Zeiträume sind in der Praxis besser geeignet, da sie leichter vorhersehbar sind, und die darin festgelegten Urlaubstermine sind verbindlicher.

Der Arbeitgeber kann die Regel einführen, Urlaubspläne für einen beliebigen Zeitraum festzulegen.

Bei Jahresplänen kommt es dagegen häufig zu zahlreichen Änderungen – sei es durch Anträge der Arbeitnehmer auf Verschiebung oder durch unvorhergesehene Bedürfnisse des Arbeitgebers. Wenn ein Plan von vornherein mehrfach geändert werden muss, erfüllt er seine Funktion weitgehend nicht mehr.

In einem kürzeren Zeitraum kann der Urlaubsplan ein gutes Instrument sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Urlaubstage rechtzeitig in Anspruch nehmen. Dies ist nicht nur für sie von Bedeutung, sondern auch für den Arbeitgeber, der für Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Nichtgewährung von Urlaub verantwortlich ist.

Haben Eltern während der Ferien Vorrang?

Die Vorschriften begünstigen keine bestimmte Gruppe von Arbeitnehmern beim Zugang zu Urlaub auf der Grundlage von Vorrang. Weder die Betreuung eines kleinen Kindes, eine Schwangerschaft, die Lebenssituation noch eine Behinderung haben in diesem Zusammenhang eine rechtliche Bedeutung.

Das bedeutet jedoch nicht, dass sich in der Praxis nicht bestimmte ungeschriebene Regeln herausgebildet haben – etwa Erleichterungen für Eltern schulpflichtiger Kinder bei der Gewährung von Urlaub während der Ferienzeit. Eine solche Erleichterung kann als mit den Regeln des sozialen Zusammenlebens vereinbar angesehen werden – als Entgegenkommen gegenüber den Bedürfnissen von Familien und als Möglichkeit, gemeinsam mit den Kindern Urlaub zu machen.

Dies darf jedoch nicht als Recht auf vorrangigen Urlaub verstanden werden. Ein solches Vorgehen könnte nämlich zu Recht als Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung der Arbeitnehmer angesehen werden.

Łukasz Kuczyński