Możesz wyjść z pracy tego samego dnia. W takich wypadkach szef musi udzielić wolnego

Dziecko miało wypadek w szkole, bliska osoba nagle trafiła do szpitala albo wydarzyła się inna pilna sytuacja rodzinna wymagająca natychmiastowej obecności pracownika? Kodeks pracy przewiduje na takie przypadki specjalne zwolnienie z powodu siły wyższej. Pracownik ma do wykorzystania dwa dni albo 16 godzin rocznie, a wniosek może przekazać pracodawcy choćby SMS-em w dniu zdarzenia. Jest jednak finansowy haczyk: za czas tej nieobecności przysługuje tylko połowa wynagrodzenia.

Fot. Shutterstock

Pracownik nie zawsze musi wykorzystywać urlop wypoczynkowy lub urlop na żądanie, gdy nagle wydarzy się coś poważnego w jego rodzinie. Artykuł 148¹ Kodeksu pracy przyznaje osobom zatrudnionym na umowie o pracę odrębne zwolnienie od pracy.

Prawo to przysługuje jednak tylko w ściśle określonych sytuacjach. Sam telefon ze szkoły, przedszkola albo szpitala nie wystarczy, o ile sprawa nie jest nagła i nie wiąże się z chorobą lub wypadkiem.

Dwa dni albo 16 godzin dodatkowego wolnego

Pracownikowi przysługują w każdym roku kalendarzowym:

dwa dni albo 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej.

Nie są to dwa dni i dodatkowe 16 godzin. Trzeba wybrać jeden z tych sposobów rozliczania.

O tym, czy wolne będzie wykorzystywane w dniach, czy w godzinach, pracownik decyduje w pierwszym wniosku złożonym w danym roku. Ten wybór obowiązuje już do końca roku kalendarzowego.

Jeśli pracownik wybierze wariant godzinowy, może wykorzystać wolne częściami – na przykład wyjść z pracy dwie lub trzy godziny wcześniej. Wariant dzienny pozwala natomiast wykorzystać jeden albo dwa całe dni.

Szef musi udzielić wolnego, ale muszą być spełnione warunki

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, iż zwolnienie może zostać wykorzystane, jeżeli jednocześnie występują trzy przesłanki:

• zdarzenie ma charakter siły wyższej,
• chodzi o pilną sprawę rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem,
• natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna.

Może to być na przykład nagły telefon ze szkoły z informacją, iż dziecko uległo wypadkowi, albo wiadomość, iż bliski członek rodziny został niespodziewanie przewieziony do szpitala i potrzebna jest obecność pracownika.

Jeżeli te warunki są spełnione, pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia na wniosek pracownika.

Nie każdy telefon ze szkoły daje prawo do wyjścia

Przepisy nie pozwalają wykorzystywać tego zwolnienia do załatwiania dowolnych spraw osobistych lub rodzinnych.

Podstawą nie będzie zwykle:

• zaplanowana wcześniej wizyta lekarska,
• zebranie w szkole,
• planowany zabieg członka rodziny,
• konieczność załatwienia sprawy w urzędzie,
• odebranie zdrowego dziecka z zajęć,
• prywatna sprawa, którą można było przewidzieć.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy dziecko nagle zachoruje, ulegnie wypadkowi albo wydarzy się inne nieprzewidywalne zdarzenie wymagające natychmiastowej obecności rodzica.

Każdy przypadek należy więc oceniać indywidualnie. Najważniejsze są nagłość, choroba lub wypadek oraz brak możliwości odłożenia reakcji na później.

Wniosek można złożyć choćby tego samego dnia

Właśnie ten element odróżnia zwolnienie z powodu siły wyższej od wielu innych nieobecności.

Pracownik może zgłosić wniosek najpóźniej w dniu, w którym chce skorzystać z wolnego. Nie musi więc informować pracodawcy z kilkudniowym wyprzedzeniem – w nagłej sytuacji często byłoby to niemożliwe.

Kodeks pracy nie narzuca konkretnej formy wniosku. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, iż może on zostać przekazany między innymi:

• osobiście,
• pocztą elektroniczną,
• przez firmowy system kadrowy,
• wiadomością SMS.

Dla celów dowodowych najbezpieczniej wybrać formę pozostawiającą trwały ślad oraz zachować wysłaną wiadomość.

Przykładowa treść może brzmieć:

Wnoszę o udzielenie dziś zwolnienia od pracy w wymiarze 4 godzin na podstawie art. 148¹ Kodeksu pracy z powodu działania siły wyższej w pilnej sprawie rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, wymagającej mojej natychmiastowej obecności.

Najważniejszy haczyk: tylko połowa wynagrodzenia

Zwolnienie nie jest całkowicie bezpłatne, ale pracownik nie zachowuje również pełnego wynagrodzenia.

Za okres nieobecności przysługuje:

50 proc. wynagrodzenia.

Oznacza to, iż osoba wykorzystująca cały dzień otrzyma za ten dzień połowę należnej pensji. o ile wykorzysta tylko kilka godzin, obniżenie dotyczy wynagrodzenia przypadającego na te godziny.

Wynagrodzenie oblicza się podobnie jak wynagrodzenie urlopowe, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących składników zmiennych.

Nie jest to więc rozwiązanie identyczne z urlopem wypoczynkowym, za który co do zasady pracownik otrzymuje pełne wynagrodzenie.

Dni czy godziny? Pierwszy wniosek przesądza o całym roku

Wybór sposobu wykorzystania wolnego może mieć duże znaczenie, szczególnie dla osób pracujących w systemie zmianowym.

Jeśli pracownik w pierwszym wniosku wybierze rozliczenie godzinowe, będzie miał łącznie 16 godzin. Może je podzielić na kilka nagłych wyjść.

Jeżeli wybierze dwa dni, zwolnienie będzie rozliczane w dniach pracy zgodnych z jego harmonogramem. W przypadku osób pracujących na dłuższych zmianach wybór wariantu dziennego może okazać się korzystniejszy, choć wszystko zależy od indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Warto zatem przemyśleć pierwszy wniosek, ponieważ później nie można swobodnie przejść z systemu godzinowego na dzienny albo odwrotnie.

Co z osobami pracującymi na część etatu?

Przy wyborze wariantu godzinowego limit ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Przykładowo:

• pracownik na pół etatu otrzyma 8 godzin,
• pracownik na jedną trzecią etatu otrzyma po zaokrągleniu 6 godzin.

Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej. jeżeli pracownik wybierze wariant dzienny, przez cały czas przysługują mu dwa dni.

Dla pracowników objętych niższą dobową normą czasu pracy wymiar godzinowy ustala się, mnożąc tę normę przez dwa.

Zlecenie i działalność gospodarcza nie dają tego prawa

Zwolnienie z powodu siły wyższej jest uprawnieniem wynikającym z Kodeksu pracy. Przysługuje osobom pozostającym w stosunku pracy, a więc zatrudnionym między innymi na podstawie umowy o pracę.

Nie otrzymują go automatycznie osoby wykonujące obowiązki na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło,
• kontraktu B2B,
• jednoosobowej działalności gospodarczej.

W ich przypadku możliwość przerwania pracy zależy przede wszystkim od treści zawartej umowy i ustaleń ze zleceniodawcą.

Niewykorzystane wolne przepada

Limit dwóch dni albo 16 godzin obowiązuje w roku kalendarzowym. Niewykorzystane zwolnienie nie przechodzi na kolejny rok i nie jest doliczane do urlopu wypoczynkowego.

Pracownik nie otrzyma także ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany limit.

Informacja o wykorzystanej liczbie dni lub godzin jest umieszczana w świadectwie pracy. Dzięki temu przy zmianie pracodawcy w trakcie roku nowy zakład wie, jaka część uprawnienia pozostała pracownikowi.

Pracownik może wyjść, ale nie z dowolnego powodu

Przepis jest mocnym zabezpieczeniem na wypadek nagłych zdarzeń rodzinnych. Nie oznacza jednak generalnego prawa do opuszczenia pracy po każdym telefonie ze szkoły albo szpitala.

Muszą wystąpić jednocześnie: nagłe zdarzenie, pilna sprawa rodzinna związana z chorobą lub wypadkiem oraz konieczność natychmiastowej obecności pracownika.

Jeśli te warunki są spełnione, wniosek można złożyć choćby tego samego dnia – również elektronicznie lub SMS-em – a pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia. Trzeba jednak pamiętać, iż za czas nieobecności pracownik otrzyma tylko połowę wynagrodzenia.